外賓接待方案范文_外事接待方案怎么寫
外賓接待工作應當堅持服務外交、友好對等、務實節(jié)儉的原則,應如何策劃外賓接待的實施方案呢?下面學習啦小編給大家介紹關于外賓接待方案范文的相關資料,希望對您有所幫助。
外賓接待方案范文篇一
一.會前
1.與會議主辦方洽談,了解會議要求及所需服務項目。
2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息,并制定完備的會議預案書給會議方。
3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4.確定方案,簽訂合同,預付定金。
二.會中
1.會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。
3.會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。
6.會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三.會后
1、結帳:提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影:會議期間參會人員集體合影,會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。
外賓接待方案范文篇二
一、目的:為確保警務大會順利進行,參與本次接待工作的人員成立會務組。并對工作人員進行相關禮儀培訓。
二、對象:參與接待工作的人員。
三、內容:本次接待分為六大內容:基本禮儀、會前迎接、會議安排、會后活動、歡迎晚宴送別儀式。
(一)、基本禮儀:
1.所有工作人員統一著裝。服裝應保持清潔、完好,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。
2.會議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。
3.男會議接待人員胡須應修剪整潔,頭發(fā)修剪整齊,不能過長。女會議接待人員淡妝上崗,且與年齡、身份相符。不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生,上班前不吃帶有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。
4.接待時注意力集中,展現良好的精神狀態(tài),無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節(jié)奏適宜。
5.避免在客人面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。與領導、客人交談時,要神態(tài)專注,表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手。
(二)、會前迎接:
1.迎接禮儀:
(1)對前來參加會議的外國客人,應首先了解對方到達的車次、航班,安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。
(2)接站人員迎接客人應提前為客人準備好交通工具。到車站、機場去迎接客人,應提前到達,恭候客人的到來,決不能遲到讓客人久等。
(3)接到客人后,應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”等等。
(5)主人應提前為客人準備好住宿,幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領進房間,同時向客人介紹住處的服務、設施,將會議的計劃、日程安排交給客人。
(6)將客人送到住地后,接待人員不要立即離去,應陪客人稍作停留,熱情交談,談話內容要讓客人感到滿意,比如客人參與會議的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等??紤]到客人一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。
2、接待禮儀
(1)客人要找的負責人不在時,要明確告訴對方負責人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負責人到對方單位去。
(2)客人到來時,我方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,應該向客人提供飲料、雜志,如果可能,應該時常為客人換飲料。
(3)接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。
1)在走廊接待人員在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側。
2)在樓梯當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。
3)在電梯引導客人乘坐電梯時,接待人員先進入電梯,等客人進入后關閉電梯門,到達時,接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。
(三)、會議安排
1、會議代表團秘書長及聯絡員預備會:
(1)會場環(huán)境布置:提前將會場所必須的物品準備完善。應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,燈光亮度適中。
(2)會議臺型布置:因為是預備會議,是小型會議,可采以下方式。
(4)會議迎賓服務:迎賓員應在會議室門口迎候客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。
(5)會場服務的注意事項:1)絕不能倚靠會場墻壁或柱子。2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發(fā)言者。4)遵守會場規(guī)定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。
2、早餐會
(1)備餐的時間:用餐的時間不宜長于一個小時。
(2)就餐的地點:既能容納下全部就餐之人,又能為其提供足夠的交際空間。
(3)參加的人員:各代表團團長
(4)食物的準備:為了便于就餐,以提供冷食為主;為了滿足就餐者的不同口味,應當盡可能地使食物在品種上豐富而多采;為了方便就餐者進行選擇,同一類型的食物應被集中在一處擺放。除此之外,還可酌情安排一些時令菜肴或特色菜肴。一般而言,自助餐上所備的食物在品種上應當多多益善。具體來講,一般的自助餐上所供應的菜肴大致應當包括冷菜、湯、熱菜、點心、甜品、水果以及酒水等幾大類型。
(5)客人的招待:安排服務者。
自助餐上的侍者須由健康而敏捷的男性擔任。他的主要職責是:為了不使來賓因頻頻取食而妨礙了同他人所進行的交談,而主動向其提供一些輔助性的服務。如推著裝有各類食物的餐車,或是托著裝有多種酒水的托盤,在來賓之間巡回走動,而聽憑賓客各取所需。再者,他還可以負責補充供不應求的食物、飲料、餐具等。
3會議開幕式及會議代表主題演講
具體安排事宜見預備會,將地點改為大型會議廳或禮堂。會議臺型可調整為“教室型”,見圖:*座次:與會人員的座次應統一安排,由于座位有前有后,有正有偏,在排座位時要妥善安排,照顧全面,可以采用以下方法排列
4合影留念:
合影時,有時需要排定具體位次。
5、警務協作協議簽訂儀式
(1)地點為HI酒店禮堂
(2)位次排列:因本次參加人數較多,所以選用“主席式”,其操作特點是簽字桌須在室內橫放,簽字席須設在桌后面對正門,但只設一個,并且不固定其就座者。簽字時,引導各方簽字人以規(guī)定的先后順序依次走上簽字席就座簽字,然后即退回原處就座。
6、閉幕交接儀式
(1)場地:HI酒店禮堂
(2)邀請嘉賓:確定合適的人選,不宜太多,要提前通知。
(3)禮品的準備,為參與者準備具有紀念意義的小禮品,
(4)注意儀表修潔。
(5)注意待人友好。
(四)、會后活動
1、植樹紀念活動:
(1)召開負責人會議,以及全體成員會議。(2)進行工作分配,安排具體工作。(3)強調安全事項。
(4)提前通知來賓參加活動
2.警民共建圖書館剪彩儀式
(1)剪彩儀式的準備
1)剪彩物件的準備。①紅(彩)色的緞帶、綢帶。②剪刀應選用新的,為顯示隆重熱烈,講究的單位選用金色的剪刀③托盤和剪刀、彩球的數量應與剪彩的人數相一致,白色薄紗手套一副,用紅絨布襯墊,使用時由禮儀小姐雙手托上遞送給剪彩者。
2)剪彩人員的確定。剪彩人員主要在應邀的來賓中產生,其身份和影響應與剪彩儀式的內容和規(guī)格相統一。
3)禮儀小姐的選定。一般是容貌姣好、儀態(tài)端莊大方,還要有一定的文化素養(yǎng)和氣質、比較年輕和健康等。對挑選出的禮儀小姐,應該進行必要的教育和培訓,讓大家懂得剪彩儀式的意義和自己的責任,熟悉剪彩儀式的程序和應有的禮節(jié),落實各自的分工和位置,以確保儀式有條不紊地進行。
(2)剪彩儀式的程序
1)嘉賓入場:剪彩儀式開始前五分鐘,嘉賓便應在禮儀小姐的引領下集體入場
2)儀式開始負責人宣布儀式開始,奏樂、鳴炮,然后介紹到場的嘉賓,對他們的到來表示感謝。
3)賓主講話:由主辦單位代表、上級主管部門代表、合作單位代表以及社會知名人士先后發(fā)言。
4)進行剪彩:禮儀小姐在歡樂的樂曲聲中登場,引領剪彩者按主辦單位的安排站立在確定的位置。在剪彩者剪斷紅綢、彩球落盤時,全體人員熱烈地鼓掌。
3.參觀考察
(1)應在前一天通知所有參與的人員,并將參觀地點告知,請客人選擇,最后通過統計選擇出將去的地方。
(2)活動當天備車接送,活動地點打標語歡迎,途中備好導游人員為客人講解,準備好水與食物。
(3)參觀活動結束后,合影留念。
(五)、歡迎晚宴
1、排座次:座次的原則是:左高右低、中座為尊、面門為上、觀景為佳、臨墻為好。圓桌正對大門的為主客,左手邊依次為2、4、6、8右手邊依次為3、5、7、9直至會合,根據主客身份、地位,親疏分坐。桌與桌間的排列講究首桌居前居中。
3、菜肴選則:(1)有中餐特色的菜肴。(2)有本地特色的菜肴。(3)本餐館的看家菜。
4、排菜順序:首先上桌的是冷盤,接下來是熱炒,隨后上的是主菜,然后上點心和湯,最后上的是水果拼盤。如果上咸點心的話,講究上咸湯;如果上甜點心的話,則要上甜湯。正餐可能有12-14道菜。
(六)、送別儀式
送行的地點還往往要選擇宜于舉行儀式的廣場、大廳等等。為來賓送行之際,對于送行人員
在禮節(jié)上有著一系列的具體要求。一是要與來賓親切交談。二是要與來賓握手作別。三是要向來賓揮手致意。四是要在對方走后,自己才能離去。
外賓接待方案范文篇三
一、全程服務項目
1、展會策劃:各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。
2、承辦各型企事業(yè)機構的專題會議、年會、禮儀、開業(yè)慶典、酒會、展示會等。
3、承辦在華的國際會議,包括行業(yè)、專業(yè)或專家會議等。
4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。
5、承辦各公司(廠礦)業(yè)務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。
6、承辦各種類型商務考察會議。
7、培訓類會議計劃實施。
8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。
二、單項服務項目
1、會務服務:協助主辦單位選擇會議場所,為代表提供禮儀、公關、文秘服務,會議協調管理工作。
2、展覽展示:展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。
3、會議接待:為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。
4、酒店預定:以優(yōu)惠價格提供國內酒店預定服務,代訂各地優(yōu)惠客房。
5、用餐安排:以特惠價格安排特色的餐飲服務,優(yōu)價代購當地土特產。
6、票務服務:為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦,會議代表考察旅游結束地的善后服務。
7、娛樂安排:為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。
8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。
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