自年我縣全面實(shí)施電子政務(wù)以來(lái)，在公文處理工作方面，我縣除涉及經(jīng)費(fèi)和密級(jí)文件外，全部使用電子政務(wù)處理。從近一年來(lái)的工作情況看，全縣電子政務(wù)運(yùn)行狀況總體良好，未發(fā)生較大的工作失誤，公文處理工作平穩(wěn)發(fā)展。從紙質(zhì)文件的辦理到電子政務(wù)無(wú)紙化辦公，對(duì)文秘部門(mén)來(lái)說(shuō)是一次公文處理方式的一場(chǎng)重要變革，對(duì)文秘工作來(lái)說(shuō)，也是一次重要的挑戰(zhàn)，有很多的工作還需要我們?nèi)ヌ剿?、去完善。下面，我就新形?shì)下公文處理工作談幾點(diǎn)看法，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評(píng)指正。
一、 整合各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建電子政務(wù)統(tǒng)一平臺(tái)。
由于電子政務(wù)的推廣已是大勢(shì)所趨，各級(jí)各部門(mén)均在本系統(tǒng)本區(qū)域進(jìn)行電子政務(wù)的實(shí)踐，但是由于沒(méi)有統(tǒng)一的電子政務(wù)公文處理辦法，各級(jí)各部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不同，辦理規(guī)定也不同。目前我縣有市政府內(nèi)網(wǎng)、縣委公文傳輸網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)三類(lèi)，條條部門(mén)尚有部門(mén)網(wǎng)，這種現(xiàn)狀既是對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的一種重復(fù)，同時(shí)也對(duì)工作造成極大不便，有的甚至要從一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)轉(zhuǎn)到另一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行辦理，如電信部門(mén)正常使用是全省的電信內(nèi)部局域網(wǎng)，因數(shù)據(jù)不能共用，需要先關(guān)掉一個(gè)，再打開(kāi)另外一個(gè)。因此，作為政府系統(tǒng)公文處理指導(dǎo)部門(mén)，我們需要深入調(diào)研，摸清情況，積極向上級(jí)匯報(bào)，與有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)協(xié)作，把橫向的、縱向的各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行整合，構(gòu)建統(tǒng)一的電子政務(wù)處理平臺(tái)，全面推進(jìn)公文處理方式變革。
二、 不斷適應(yīng)新形勢(shì)，打造專(zhuān)業(yè)化文秘工作隊(duì)伍
文秘工作者相當(dāng)于軍隊(duì)中的“輔兵”，是決定戰(zhàn)爭(zhēng)勝利的必要保障，其工作貫穿于公文處理各個(gè)環(huán)節(jié)，作用不可忽視。同時(shí)，文秘人員總是默默無(wú)聞，因此建立一支意志堅(jiān)定、素質(zhì)一流、敬業(yè)勤奮的文秘工作隊(duì)伍十分必要。
一要經(jīng)得起磨煉。文秘工作人員加班加點(diǎn)、上下班不分，工作繁忙還要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時(shí)準(zhǔn)確的領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要嚴(yán)守本分，適應(yīng)性強(qiáng)、原則性又不能差。既要勤勤懇懇、吃苦耐勞、盡心盡力，又要能忍受怨言，經(jīng)得起委屈和挫折。還要有奉獻(xiàn)精神，不怕麻煩，急件及時(shí)處理、適時(shí)提醒，印章管理堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，不同種類(lèi)和字號(hào)的文件審核更要認(rèn)真細(xì)致，準(zhǔn)確無(wú)誤。
二要提升綜合素質(zhì)。信息文秘知識(shí)兼通的人才缺乏，現(xiàn)在的文秘工作人員必須要熟悉電腦、熟悉政務(wù)活動(dòng)，從電子政務(wù)開(kāi)展以來(lái)，相當(dāng)一部分文秘人員已經(jīng)由電腦操作員兼任，文秘知識(shí)相對(duì)缺乏，同時(shí)，一部分原來(lái)的文秘人員電腦知識(shí)缺乏，處于半懂不懂之間。而信息中心負(fù)責(zé)管護(hù)，文秘人員具體操作，運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由信息中心負(fù)責(zé)處理，雙方都存在工作上的盲點(diǎn)，溝通、協(xié)調(diào)、處理時(shí)間長(zhǎng)，難度大，這種狀況嚴(yán)重制約了公文處理工作的開(kāi)展，需要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，提升綜合素質(zhì)。
三要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)。目前，我縣已初步建立了一支能正常使用電子公文的人才隊(duì)伍，自今年月日全面實(shí)行電子政務(wù)以來(lái)，我們加強(qiáng)與電信等部門(mén)的技術(shù)合作，多次舉辦了培訓(xùn)會(huì)。在我縣電子政務(wù)運(yùn)行中，我們已經(jīng)解決oa辦公系統(tǒng)運(yùn)行中存在的 個(gè)問(wèn)題，還有 個(gè)問(wèn)題正在聯(lián)系解決中，如聯(lián)合發(fā)文單位從文頭上看不出來(lái)是聯(lián)合發(fā)文，以兩辦名義的發(fā)文看不到發(fā)了哪些單位，發(fā)文目錄不能編輯打印，圖片格式的文件太大不能上傳等等。實(shí)踐證明，電子政務(wù)操作人員的業(yè)務(wù)越強(qiáng)，提出的問(wèn)題就會(huì)越多，就更有利于系統(tǒng)的完善，促進(jìn)電子辦公水平的提高。電子政務(wù)本身也是在不斷發(fā)展的，所以在新形勢(shì)下，需要我們制定長(zhǎng)期的系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)多種形式對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，在實(shí)踐中不斷探索、完善、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加快電子政務(wù)建設(shè)的步伐。
三、規(guī)范崗位職責(zé)，建立科學(xué)合理的評(píng)價(jià)機(jī)制
首先，要統(tǒng)一電子政務(wù)公文處理標(biāo)準(zhǔn)。文秘人員工作雜，頭緒多，只有科學(xué)界定各個(gè)崗位和人員的工作責(zé)任，使人人都能按照統(tǒng)一分工有條不紊地開(kāi)展工作，整部機(jī)器才能協(xié)調(diào)一致地運(yùn)轉(zhuǎn)。因此要在文秘部門(mén)內(nèi)部制定明確的工作目標(biāo)、嚴(yán)格的辦事程序和必要的規(guī)章制度，就需要制定一個(gè)較高層次的電子公文處理辦法，以便全省或者全市對(duì)電子公文處理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使文秘工作人員有章可循，對(duì)日常工作進(jìn)行合理分工，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)，規(guī)范崗位責(zé)任，做到人人頭上有指標(biāo)，個(gè)個(gè)肩上有擔(dān)子，以便更好的完成工作。
其次，要建立公平合理的考核機(jī)制。文秘部門(mén)是單位的辦公室和窗口，面廣事雜。要想充分調(diào)動(dòng)文秘工作人員的積極性和創(chuàng)造性，在整個(gè)文秘隊(duì)伍中形成一種競(jìng)爭(zhēng)、向上的活力，就需要建立科學(xué)合理的評(píng)價(jià)機(jī)制。通過(guò)近一年的實(shí)踐，現(xiàn)已逐漸摸索出一套行之有效的方法，如：收、發(fā)文進(jìn)行短信提示后沒(méi)有閱批的，要抓住時(shí)機(jī)及時(shí)提醒，發(fā)件則要電話催辦；組織督查時(shí)我們可以看看其他單位的發(fā)文在電子政務(wù)網(wǎng)上有沒(méi)有走審核、簽發(fā)、分發(fā)等全部程序，收件后是不是電子政務(wù)網(wǎng)處理的，辦理是否及時(shí)，有沒(méi)有履行催辦程序，電子印章管理是否規(guī)范等等。我縣將針對(duì)以上情況研究制定考核方案，量化指標(biāo)，堅(jiān)持公平、公開(kāi)、公正的原則，對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各單位進(jìn)行評(píng)比，表彰先進(jìn)、鞭策后進(jìn)，確保全縣電子公文處理工作平穩(wěn)、有序、健康的發(fā)展。
四、關(guān)注網(wǎng)絡(luò)辦公安全，加強(qiáng)電子檔案管理。
無(wú)紙化辦公的安全問(wèn)題，包括網(wǎng)絡(luò)安全和保密安全等方面。雖然我們?cè)诟鞣矫娑甲隽伺?，但是網(wǎng)絡(luò)尤其是網(wǎng)速方面還是存在問(wèn)題，有時(shí)還出現(xiàn)斷網(wǎng)現(xiàn)象，需要進(jìn)一步與電信
部門(mén)聯(lián)系，盡快解決。在保密方面，雖然規(guī)定了涉密文件使用紙質(zhì)，但在實(shí)際操作中，許多單位在文件運(yùn)行初期就不注意定密，需要我們加強(qiáng)與機(jī)要部門(mén)聯(lián)系，進(jìn)一步規(guī)范文件的審查制度，尤其是對(duì)電子文件保密方面的審查。
檔案管理在全縣來(lái)說(shuō)不是辦公室的主要職責(zé)，但是政府辦公室檔案量大面廣，很快全年的檔案就要?dú)w檔，我們現(xiàn)在的做法是紙質(zhì)和電子雙存檔，但這不是永久的辦法。今年以來(lái)多次與檔案部門(mén)進(jìn)溝通，縣檔案局也與上級(jí)檔案局做了匯報(bào)，目前省市都還沒(méi)有作出新的檔案管理規(guī)定。希望市辦能將我們的建議向市檔案局和省政府辦公廳有關(guān)部門(mén)反映，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化、規(guī)范化。