湖北省歸檔文件整理實施細則
湖北省歸檔文件整理實施細則
歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。下文是湖北省歸檔文件整理實施細則，歡迎閱讀!
湖北省歸檔文件整理實施細則最新版
第一條為了進一步規(guī)范歸檔文件整理工作，更好地適應信息化條件下機關檔案管理工作的需要，根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)的規(guī)定，結合湖北省實際，制定本實施細則。
第二條本細則適用于全省各級各類機關、人民團體、事業(yè)單位(以下簡稱“機關”)。企業(yè)可參照執(zhí)行。
第三條本細則所稱歸檔文件指機關在履行職能和各項管理工作中形成的應當作為文書檔案保存的紙質文件材料。
第四條歸檔文件的整理原則是：遵循形成規(guī)律、保持有機聯(lián)系、區(qū)分保管期限、便于保管利用。
第五條歸檔文件質量要求
一、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。
二、文件的紙張和書寫材料宜于長期保存。
三、破損的文件進行了修復。
第六條歸檔文件按照分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行整理。
第七條辦理完畢的歸檔文件，以“件”為單位集中。一般一份文件為一件;在事由上有密切聯(lián)系的相關文件可一組為一件。
單份文件的正本與定稿為一件，正文與附件為一件;字跡模糊或褪變的文件應進行復制，原件與復制件為一件;報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊等一冊(本)為一件;簡報一期為一件;會議記錄一份或一本為一件。
辦理同一事由工作形成的有密切聯(lián)系的文件，如請示與批復、轉發(fā)文與被轉發(fā)文等，一組為一件;開展專項活動形成的系列文件，可根據(jù)文件之間的聯(lián)系和數(shù)量組成一件或若干件。
“件”內文件一般按照形成時間排序，有結論(果)的，應將結論(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;復文(結論)在前，來文(或去文)在后。
多種語言分別書寫的文件，無特殊規(guī)定的，中文(漢字)在前，其它語言在后。文件處理簽隨文件一并歸檔，發(fā)文處理簽排在正本之后，定稿之前;收文處理簽排在收文之前。
第八條歸檔文件在進行數(shù)字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙?zhí)追庋b，完成數(shù)字化處理后可采用扎線裝訂;向國家檔案館移交的檔案，應當采用扎線裝訂。扎線不得使用化學線。裝訂前應當去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。
第九條裝訂后的歸檔文件，應當以件為單位，用鉛筆在每頁文件正面的右上角和背面的左上角編制連續(xù)頁號。文件中有信息的頁面應編頁號，空白頁不編號。
編有文件頁碼的單份文件為一件的，可不再編制頁號。頁數(shù)為文件處理簽、文件正本與定稿頁數(shù)之和。
第十條歸檔文件一般采用“年度—機構(問題)—保管期限”三級分類。檔案數(shù)量少的機關可采用“年度—保管期限”兩級分類。同一立檔單位的分類方法應保持穩(wěn)定。
歸檔文件按照文件辦結年劃歸年度。當年辦結的文件歸入文件形成年;跨年度辦結的文件，如請示與批復、轉發(fā)文與被轉發(fā)文等，歸入辦結年;開展專項活動形成的系列文件，可按活動階段歸入辦結年;跨年度的會議文件，歸入閉幕年;沒有批復的請示，歸入形成年。
采用內設機構分類的機關，兩個機構共同辦理的文件，分入主辦機構。臨時工作領導小組形成的文件，分入領導小組辦公室掛靠機構。
第十一條歸檔文件按照經(jīng)檔案行政管理部門或上級主管機關審核批準的《機關檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分為永久和定期兩種，定期又分為30年和10年兩種。
第十二條歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由(問題)結合時間(辦結時間)排列。相同保管期限的會議文件、統(tǒng)計報表等成套形成的文件應排列在一起。
第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號。
歸檔章的項目包括：全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號6項。其中，年度、保管期限、室編件號必須填寫;全宗號、機構(問題)名稱及館編件號根據(jù)立檔單位的實際，有則填寫，無則空缺。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項目的填寫方法如下：
全宗號：填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號。
年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如“2010”。
保管期限：標注歸檔文件保管期限的全稱或代號。使用代號時，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表10年。
室編件號：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機構(問題)、同一保管期限內的排列順序號。各年度的歸檔文件在最低一級類目內，從“1”開始逐件編流水號。
館編件號：在檔案移交進館時，按進館要求填寫。
機構(問題)：按組織機構分類的，填寫機構的全稱或規(guī)范簡稱;按問題分類的，填寫問題(職能)的分類名稱。
第十四條歸檔文件應分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見附件圖示2。目錄填寫項目有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注7項。填寫方法如下：
件號：逐件填寫室編件號。
責任者：填寫文件的署名者或發(fā)文機關的全稱或規(guī)范簡稱。組合件填寫本件第一份文件的責任者。
文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號，包括機關代字、年度和順序號。組合件填寫本件第一份文件的文號。
題名：填寫文件標題。文件沒有標題或標題不規(guī)范(無檢索意義)的，應根據(jù)文件的內容和形式特征自擬題名，補齊責任者、問題和文種等相關內容，使其具有檢索意義。“責任者”應著錄發(fā)文機關的全稱或規(guī)范簡稱;“問題”應揭示文件的主題;“文種”應著錄規(guī)范名稱。組合件填寫本件第一份文件的題名。自擬題名兩端應加方括號“[]”。如：“[湖北省××局關于召開市、州、直管市、神農架林區(qū)××局局長會議的]通知”。
日期：填寫文件的形成時間。組合件填寫本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如“20110616”。一行寫不下時，可分兩行書寫。
頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件(包括來文、復文、發(fā)文定稿和文件處理簽等)的總頁數(shù)。
備注：填寫對歸檔文件的簡短說明文字，如與其它相關檔案的參見號、文件缺損情況等。備注欄寫不下時，可注明“見備考表”，并在備考表中說明。
歸檔文件目錄應裝訂成冊，一年一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。目錄封面格式見附件圖示3。
第十五條編目完畢的文件按室編件號順序裝入檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒應釆用無酸紙制作，由檔案行政管理部門統(tǒng)一監(jiān)制。檔案盒式樣見附件圖示4。檔案盒封面應標明全宗名稱，盒脊或底邊填寫項目有全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號6項。填寫方法如下：
全宗號：同歸檔章填寫方法。
年度：填寫文件材料的分類年度。
保管期限：填寫盒內文件的保管期限。分為永久、30年、10年三種。
機構(問題)：同歸檔章填寫方法。
盒號：檔案室用鉛筆填寫檔案盒的排列順序號;移交進館的，按進館要求填寫。
起止件號：填寫盒內歸檔文件的起始和終止件號，中間用“—”號連接。
第十六條每個檔案盒內均應在文件末尾放置備考表。備考表格式見附件圖示5。備考表填寫項目有盒內文件情況說明、整理人、檢査人、日期4項。填寫方法如下：
盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件的數(shù)量、缺損、修復、移出、鑒定、銷毀及對特殊文件的說明等情況。
整理人：填寫整理該盒歸檔文件的人員姓名。
檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質量的部門負責人姓名。
日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
第十七條實行無紙化辦公的機關，應當輸出紙質文件，辦理審簽手續(xù)后加蓋印章，與電子文件一并歸檔。紙質歸檔文件整理完畢后，應當進行數(shù)字化處理。具體辦法另行規(guī)定。
第十八條本細則由湖北省檔案局負責解釋。
第十九條本細則自發(fā)布之日起執(zhí)行。原《湖北省歸檔文件整理實施細則(試行)》(鄂檔〔2001〕45號)同時廢止。
如何進行歸檔
【歸檔時間】：
1)要實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業(yè)務部門整理、立卷后定期向檔案室移交。
2)移交的時間一般在第二年上半年， 一些專門性文件或駐地分散的個別業(yè)務單位的文件，可推遲至第二年的下半年。
【歸檔范圍】： 凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
【歸檔案卷的質量要求】：
1)原件歸檔;
2)應歸檔的文件材料齊全、完整;
3)文件和電報按其內容的聯(lián)系，合并整理、立卷;
4)對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
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