公文15個種類不同(2)
公文15個種類不同：報告 請示 批復(fù)
第十種類：對報告的理解與把握
機(jī)關(guān)工作者經(jīng)常接觸的一個非常重要的文種就是“報告”。
(一)概念：
1、宣告;告訴。
2、對上級有所陳請或匯報時所作的口頭或書面的陳述。
3、在會議上向群眾所作的正式陳述。 如政府工作報告。
4、手下進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室進(jìn)門之前的一種告知：“報告，我來了”。
5、告狀：打小報告。
公文中報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時使用文種。
(二)主要特點(diǎn)。一是廣泛性。適用范圍廣泛。二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主。三是單向性，下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)單向行文。四是事后性，“事前請示、事后報告”。
(三)容易出現(xiàn)的問題。
1.報告中夾雜著請示內(nèi)容。報告與請示都是上行文，但是它們的行文作用卻有所不同。一是對上級的要求不同。報告不要求上級答復(fù)，而請示是要求上級答復(fù)的。也就是說報告經(jīng)常是閱件，而請示則是辦件。閱件領(lǐng)導(dǎo)同志看到之后可辦可不辦，但辦件領(lǐng)導(dǎo)同志必辦。二是報告是事中或事后行文，而請示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報告屬于陳述性的上行文，而請示屬于請求性質(zhì)的上行公文。四是行文的目的不同。
2.沒有反映上級意圖。報告一般都有上級部門發(fā)來的前件，下級部門給上級部門打報告必須吃透上級部門的精神，才能準(zhǔn)確地給上級部門報告情況。有些報告沒有回答好上級機(jī)關(guān)的問題，提出了不少建議，這是不符合報告的要求的。
3.報告與請示并用。這是文種使用上的錯誤，有的報告夾雜多個請示事項，上級機(jī)關(guān)接到這樣的文件一般都做為退文處理。
第十一種類：對請示的理解和把握
一、基本概念。請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準(zhǔn)時使用的一種請求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批準(zhǔn)某種事項的請示。
二、請示必須具備以下三個條件：
(一)必須是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的行文。
(二)請示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。
(三)必須是為了向上級請求批準(zhǔn)。
三、分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：
(一)請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示，是下級機(jī)關(guān)需要上級機(jī)關(guān)對原有政策規(guī)定作出明確解釋，對變通處理的問題作出審查認(rèn)定，對如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請示。
(二)請求批準(zhǔn)的請示。此類請示是下級機(jī)關(guān)針對某些具體事宜向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)的請示，主要目的是為了解決某些實(shí)際困難和具體問題。
(三)請求批轉(zhuǎn)的請示。下級機(jī)關(guān)就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法，需各有關(guān)方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級機(jī)關(guān)或不相隸屬部門辦理，需上級機(jī)關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請示就屬此類。
四、請示具有以下特點(diǎn)：
(一)內(nèi)容針對性、規(guī)定性強(qiáng)。
(二)請示事項一般時間性較強(qiáng)。請示的事項一般都是急需明確和解決的，否則會影響正常工作，因此時間性強(qiáng)。
(三)單一性，應(yīng)一事一請示。一般主送一個機(jī)關(guān)，不多頭主送，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得在請示的同時又抄送下級機(jī)關(guān)。
(四)呈批性。無論同意與否，上級機(jī)關(guān)都要給予答復(fù)。
(五)應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示，一般情況不得越級請示，如確需越級請示，應(yīng)同時抄報直接主管部門。
(六)事前性。必須是事前請示，不可先斬后奏。
五、審核請示的注意事項。
(一)批復(fù)性請示除審核請示內(nèi)容外，最關(guān)鍵的是要審核請示批復(fù)的代擬稿，涉法涉訴問題要請法制部門審核把關(guān)后批復(fù)。
(二)地方政府請示省政府并以省政府名義向國務(wù)院請示的事項，地方政府代擬稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)省政府的主管部門審核后再以省政府的名義上報。如經(jīng)過多個部門應(yīng)由牽頭部門牽頭會同有關(guān)部門會簽。
第十二種類：批復(fù)
(一)概念。批復(fù)是“答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項”時使用的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的公文。它是機(jī)關(guān)應(yīng)用寫作活動中的一種常用公務(wù)文書。
(二)特點(diǎn)。
1.行文具有被動性。批復(fù)的寫作以下級的請示為前提，它是專門用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的公文，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復(fù)，一來一往，被動行文，這一點(diǎn)與其他公文有所不同。
2.內(nèi)容具有針對性。批復(fù)要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項必須針對請示內(nèi)容來答復(fù)，而不能另找與請示內(nèi)容不相關(guān)的話題。因此批復(fù)的內(nèi)容必須明確、簡潔，以利下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。
3.效用的權(quán)威性。批復(fù)表示的是上級機(jī)關(guān)的結(jié)論性意見，下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的答復(fù)必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強(qiáng)的權(quán)威性。
4.語言的簡明性。批復(fù)的內(nèi)容要求簡明扼要，對請示件中請求事項只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見，無須作具體分析和闡述。
(三)批復(fù)的分類根據(jù)批復(fù)的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)等三種。還有肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)三種。
(四)審核時注意事項。
1.審核請示的內(nèi)容是否需要批復(fù)。
2.審核地方政府的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)由主辦部門承辦，并由主辦部門起草代擬反復(fù)稿。
3.部門呈報的需要批復(fù)的公文，應(yīng)附代擬稿。上級辦文部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定審核請示內(nèi)容及代擬稿。
4.上級部門對下級部門的批復(fù)要承擔(dān)法律責(zé)任。
所以審核批復(fù)時要慎之又慎。
公文15個種類不同：議案 函 會議紀(jì)要
第十三種類：議案
(一)概念。議案是由具有法定提案權(quán)的國家機(jī)關(guān)、會議常設(shè)或臨時設(shè)立的機(jī)構(gòu)和組織，以及一定數(shù)量的個人，向權(quán)力機(jī)構(gòu)提出進(jìn)行審議并作出決定的議事原案。每個國家的議案提交程序和規(guī)定都是不一樣的，但是都是行使國家權(quán)利的重要手段。
在人大《辦法》中給的定義是：“適用于根據(jù)法定程序，有關(guān)機(jī)構(gòu)向人大及其會提請審議的事項”;在行政《辦法》中給的定義是：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。這兩個議案定義有一個共同特點(diǎn)：都是圍繞人大這個中心進(jìn)行行文的文種。所不同的是，人大議案的行文主體是多元化的，適用范圍廣泛;行政議案的行文主體只政府一家，適用范圍單一。
(二)主要特點(diǎn)。一是制發(fā)機(jī)關(guān)的法定性。議案的制發(fā)機(jī)關(guān)只能是各級人民政府，政府的職能部門無權(quán)制發(fā)。二是內(nèi)容的特定性。人民政府所提議案的內(nèi)容，必須屬于該人民代表大會或常務(wù)委員會職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事項。三是時效的規(guī)定性。各級人民政府的議案，應(yīng)當(dāng)而且必須在同級人民代表大會或其常務(wù)委員會舉行會議規(guī)定的限期前提出，否則不能列為議案，超過期限提交的議案一般改作“建議”處理，或移交下次人大會議處理。提交大會審議的議案，必須限期審議表決或提出處理意見。四是行文的定向性。議案只能由各級人民政府向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會行文,不能向其他部門單位行文，主送機(jī)關(guān)也只有一個。五是事項的必要性和可行性。適合提交人大議案審議的事項, 必須是重要事項, 符合人民群眾的意愿和要求, 而且議案中提出的方案辦法措施, 也必須是切實(shí)可行的, 才有可能獲得通過。
(三)各國對議案內(nèi)容的要求。各國對議員提案內(nèi)容要求，分沒有限制、適當(dāng)限制、禁止性條款三種情況。對議案內(nèi)容完全沒有限制的國家很少。大部分國家都對議員議案內(nèi)容有少量的限制。另外，有的國家規(guī)定議案不得包含某些內(nèi)容，如新加坡和以色列規(guī)定議案不得包含種族主義等內(nèi)容。
英國議會議事規(guī)則規(guī)定，普通議員議案只能在議會會期內(nèi)的每周五被討論，所以提出議案的后座議員們必須事先向議會秘書登記，然后在星期四通過抽簽的方法，挑出20件議員提案進(jìn)入周五的議程。
在加拿大，平民院每天有1小時專門用于審議普通議員提交的議案或動議，隨機(jī)挑選出20名議員。在英國，每周二、周三全體會議質(zhì)詢議程完畢后，可由一名議員起立提出一項議案，他還可以就通過該議案的必要性等作10分鐘的說明;之后，可由反對該議案的一名議員予以反駁，時間也是10分鐘左右。該議案能否被接受，由議會全體會議表決。黨團(tuán)配額。
在以色列，議案的數(shù)量主要是由議會黨團(tuán)來控制的。
在美國，控制議案數(shù)量任務(wù)主要落在議會常設(shè)委員會身上。美國國會兩院各自的秘書按接收到時間先后對議案予以編號，然后送有關(guān)常設(shè)委員會，由委員會決定是否繼續(xù)審議。
在德國，議案主要是由各議會黨團(tuán)提出的。議案草稿首先要在議會黨團(tuán)理事會討論，然后交其工作小組研究，最后召開議會黨團(tuán)全體成員討論。議會黨團(tuán)內(nèi)部達(dá)成一致意見后，議案就提到長老委員會，由它決定應(yīng)否列入議程。
各地方政府的公辦部門專門成立議案處(科)，辦理政府建議提案公文。從目前法制社會要求看，議案文種使用的幾率已經(jīng)越來越多。
第十四種類：函
一、函的概念
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
函的適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級機(jī)關(guān)或者下級機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，向上級機(jī)關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項，以及上級機(jī)關(guān)催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機(jī)關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機(jī)關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。
二、函的特點(diǎn)
(一)廣泛性。函是機(jī)關(guān)、單位公務(wù)往來中使用比較簡便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。平行機(jī)關(guān)和不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)都可使用。
(二)溝通性。函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。
(三)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。
(四)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項。
三、函的分類
函可以從不同角度分類：
(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。
(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。
(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。
四、撰寫函件應(yīng)注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。
其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。
第十五種類：紀(jì)要
(一)概念。紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文。會議紀(jì)要不同于會議記錄。會議紀(jì)要對企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。
(二)特點(diǎn)。
1.紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫進(jìn)會議紀(jì)要。
2.概括性。會議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀(jì)要，還要有一定的分析說理。
3.條理性。會議紀(jì)要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
4.內(nèi)部性。會議紀(jì)要是摘要記載會議情況和議定事項的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會單位和其他相關(guān)單位，但不需要向社會公開。不得以會議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。
5.針對性。紀(jì)要的針對性極強(qiáng)，針對某一專題即可召開專題會議形成紀(jì)要。針對某一會談可以形成專題會議紀(jì)要。
(三)注意事項。盡管不得以會議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。但是，紀(jì)要的形成必須與依法行政相聯(lián)系。也就是說，紀(jì)要必須依法形成，決策議定事項不能違法。
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