解讀黨政機關(guān)公文處理工作條例和黨政機關(guān)公文格式
解讀黨政機關(guān)公文處理工作條例和黨政機關(guān)公文格式
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》已經(jīng)黨中央、國務院同意，自2012年7月1日起施行;新的《黨政機關(guān)公文格式》已由國家質(zhì)檢總局、國家標準委發(fā)布，自2012年7月1日起正式實施。下文小編收集的是關(guān)于《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》的解讀，僅供參考!黨政機關(guān)公文處理工作條例和黨政機關(guān)公文格式解讀
一、《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的主要特點
這次新實施的《國家黨政機關(guān)公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理工作條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：
第一，統(tǒng)一了公文的定義。“黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”
第二，統(tǒng)一了公文種類。原來黨的機關(guān)公文種類有14種(決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要)，原來行政機關(guān)公文種類有13種(命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、規(guī)定、函、會議紀要)，兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類有15種(決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要)，可以理解為是在行政機關(guān)公文種類基礎上增加了黨的機關(guān)的“決議”和“公報”兩個文種。這里大家注意，除了文種種類統(tǒng)一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了“紀要”。
第三，統(tǒng)一了公文構(gòu)成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調(diào)整。黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成;行政機關(guān)公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。這次進行了統(tǒng)一，規(guī)定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發(fā)文機關(guān)署名和頁碼兩個公文格式要素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)首頁版式等式樣。
第四，統(tǒng)一了行文規(guī)則。這方面，變化不是很大，基本規(guī)則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關(guān)，部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委或政府同意或者授權(quán)(屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門)，請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文(新增加)。四是向下級機關(guān)行文，要主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)，部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指令性要求，涉及多個部門協(xié)商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。六是部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第五，統(tǒng)一了公文處理工作。將原來《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公文簽發(fā)”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中的“發(fā)文辦理”、“收文辦理”、“公文歸檔”、“公文管理”統(tǒng)一規(guī)范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關(guān)聯(lián)、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規(guī)范、科學。主要變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)”;在公文管理方面，增加“發(fā)文立戶”的規(guī)定，要求新設立的機關(guān)應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。
二、《黨政機關(guān)公文格式》的主要新變化
新《黨政機關(guān)公文格式》對標準結(jié)構(gòu)和裝訂要求進行了適當調(diào)整(如紙張白度由85%-90%調(diào)整為80%-90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調(diào)整為各70mm處)，變化最大的是公文格式要素及其編排的調(diào)整。
第一，對公文格式要素的劃分進行了調(diào)整。新標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分(原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分)。明確規(guī)定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。
第二，對公文格式要素進行了調(diào)整。新增加了發(fā)文機關(guān)署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發(fā)人簽名章公文的相關(guān)規(guī)定;單一機關(guān)行文不署發(fā)文機關(guān)名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名;同時，刪除了主題詞格式要素;沒有了“印制份數(shù)”格式要素要求。
第三，對公文格式各要素編排進行了較大調(diào)整。如將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列;又如刪除“主辦單位簽發(fā)人置于第一行，其他簽發(fā)人從第2行起”規(guī)定，要求如有多個簽發(fā)人按照發(fā)文機關(guān)的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
第四，對成文日期中的數(shù)字格式進行了調(diào)整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數(shù)字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編01)。
第五，對公文的特定格式進行了新規(guī)定。新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)格式、紀要格式版式等式樣。
第六，新增加了頁碼格式要素。明確規(guī)定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》有印刷分數(shù)，原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數(shù)，而把原《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之一。
綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數(shù)不再標;密級緊急左上角;機關(guān)署名不可少;成文日期用數(shù)字;公文頁碼別忘了。
三、《黨政機關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則解讀
公文格式要素
第一，版頭部分
由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。
1、份號。公文負責制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
2、密級和保密期限。涉密公文應當標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。標注時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。
3、緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)公文緊急程度，分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4、發(fā)文機關(guān)標志(注：原稱“標識”現(xiàn)稱“標志”)。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱(一般黨的機關(guān)這樣使用，不加“文件”二字)。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。
5、發(fā)文字號。發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號加“號”組成。編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。聯(lián)合行文時使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
6、簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是本機關(guān)主要負責人或主持工作的領導。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置(即與發(fā)文字號同處一行)。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
7、版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
第二，主體部分
由標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構(gòu)成，即公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分。
1、標題。是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括，由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。(注：原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關(guān)公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據(jù)需要或視省政府辦公廳使用情況而定。
2、主送機關(guān)。即公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。
3、正文。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般每面排22行，每行28個字。
4、附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
5、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。有四種不同的情況。一是加蓋印章的公文(公文中有發(fā)文機關(guān)署名的應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)(注：聯(lián)合上報的公文可以由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機關(guān)都要加蓋印章)。二是不加蓋印章的公文(電報可以不加蓋印章、黨的機關(guān)有特定發(fā)文標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章)。單一機關(guān)行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。三是加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務、簽名章;簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說明。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
6、附注。是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、政府信息公開方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。“請示”件須在附注處標明聯(lián)系人和電話。
7、附件。公文正文的補充、說明或參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
第三，版記部分
由版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。
1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
2、抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。 如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字(注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字)。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。
第四、公文的特定格式
1、信函格式。發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。發(fā)文機關(guān)標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170 mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。首頁不顯示頁碼。
2、紀要格式。紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。
第五，其他情況說明
1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
3、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法。按國家標準執(zhí)行。
四、公文擬制常見錯誤剖析
公文擬制工作中，我們經(jīng)常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現(xiàn)了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內(nèi)容是對《黨政機關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則的重復和強調(diào)，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。
(一)違反行文規(guī)則。公文是有一套嚴格的行文規(guī)則的。我們?nèi)粘Ｓ龅降膯栴}主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規(guī)定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的少數(shù)敏感涉密事項、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人(有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領導那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關(guān)系)。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關(guān)處室，也不能再同時報送局領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關(guān)局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席有關(guān)重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排(有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動)。三是越級行文。按照規(guī)定，省體育局不受理直屬單位內(nèi)設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告?？h級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門(市政府或市體育局)呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數(shù)事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規(guī)矩。如果一文數(shù)事，把幾個屬于不同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關(guān)于備戰(zhàn)第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關(guān)經(jīng)費的請示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關(guān)經(jīng)費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經(jīng)協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要強調(diào)，局機關(guān)各處室涉及經(jīng)費的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)法規(guī)產(chǎn)業(yè)處審核同意并簽署意見。
(二)文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”;有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項;還有就是一份請示中包含多項請示事項。二是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關(guān)(領導)。“函”適用于平級單位之間或互不隸屬機關(guān)之間的詢問、答復問題、請求批準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關(guān)報文一般使用請示、報告、意見三個文種(除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省(局)貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關(guān)于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種)，其他文種不能用。省體育局辦公室曾經(jīng)收到個別中心《關(guān)于處罰××同志的決定》、《關(guān)于呈報×× 的報告》、《關(guān)于解決××經(jīng)費的申請》、《關(guān)于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。
(三)“簽發(fā)人”常見錯誤。按照規(guī)定，上行文由主要負責人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。一是當有沒有。上行文要求標注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)(下行文一般不標識簽發(fā)人)。這方面，出現(xiàn)的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。二是簽發(fā)人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關(guān)的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負責人(不是分管負責人)簽發(fā)。個別單位請示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發(fā)人標注位置易出錯。特別是聯(lián)合行文有多個簽發(fā)人時，要求是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，“簽發(fā)人”標注在第一行(上行文的發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行)。
(四)公文標題常見錯誤。公文標題由發(fā)文機關(guān)、公文內(nèi)容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于××(事由)的+文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發(fā)文機關(guān)、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機關(guān)。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關(guān)于某某事項的情況報告”，應該用“某某中心關(guān)于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經(jīng)費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關(guān)于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關(guān)于更換某種設備所需經(jīng)費的請示”;再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經(jīng)局里研究同意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關(guān)于某事(某意見)的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關(guān)于同意某事(某意見)的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字(注意字體)，編排于紅色分隔線下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;標題折行時詞組不能拆開，以防止引起歧義;標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行;標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發(fā)文機關(guān)一般單獨一行，新的格式?jīng)]有作明確規(guī)定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據(jù)規(guī)定，“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”(本次新格式未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行)，但實際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強某某工作的若干意見》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《某某局關(guān)于向某某同志學習決定》的通知”，“關(guān)于印發(fā)《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定”“辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發(fā)關(guān)于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)某某局關(guān)于向某某同志學習決定的通知”、“關(guān)于印發(fā)某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關(guān)于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關(guān)于印發(fā)‘某某工作管理暫行規(guī)定’的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應用書名號標注，可改寫為“關(guān)于印發(fā)《某某工作管理暫行規(guī)定》的通知”。
(五)主送單位常見錯誤。除命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關(guān)(也就是抬頭)，并使用全稱或者規(guī)范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關(guān)(個別情況如抬頭“省委、省政府”除外)，給省體育局報文不能寫給處室(如果省體育局內(nèi)設機構(gòu)如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關(guān)內(nèi)設機構(gòu)行文，但應當使用“函”);二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內(nèi)”的原則;不同系統(tǒng)、不同級別的主送單位之間用逗號隔開，同一系統(tǒng)、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫成“各設區(qū)市人民政府，各縣(市、區(qū))人民政府，省政府各部門”，省體育局發(fā)文順序是“各市體育局，機關(guān)各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫成“各市體育局、機關(guān)各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。
(六)結(jié)構(gòu)層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一是結(jié)構(gòu)層次表示錯誤。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識(數(shù)字序號后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“1、”)，“(一)”和“(1)”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。二是字體使用不當。標準規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標點使用不規(guī)范。標準規(guī)定，公文中第一層次標題后不加標點符號(一般單獨成行),第二層次以下的標題后均應加標點符號(一般不單獨成行)。經(jīng)常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。
(七)字符使用上容易出現(xiàn)的幾個錯誤。一是漢字“○”用阿拉伯數(shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替;二是公文發(fā)文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“()”代替;三是單書名號“〈〉”用大于、小于號合在一起形成“<>”代替;四是分隔符“.”用小數(shù)點“.”代替;五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時應作技術(shù)處理，不得分開。
(八)數(shù)值范圍表述常見錯誤。常見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數(shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也不能省略第一個數(shù)字后的單位，如“5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數(shù)時，鄰近的兩個數(shù)字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。
(九)引用(引文)常見錯誤。一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號或不引發(fā)文號。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應先引發(fā)文機關(guān)(有時可省略)、標題，后引發(fā)文字號(用括號括住),再次出現(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號，無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《×××實施方案》(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;的錯誤。規(guī)范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內(nèi)(其余放在書名號外)，如上例應寫為“現(xiàn)將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;。三是使用非規(guī)范化簡稱時不規(guī)范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點(是一句話的最后時，句號放在引號外)。許多公文在這方面經(jīng)常用錯。
(十)阿拉伯數(shù)字與漢字混淆。規(guī)范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統(tǒng)計表中的數(shù)值(正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)等)以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數(shù)字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數(shù)字不是絕對的，允許靈活變通。比如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字;比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(gòu)(數(shù)字加普通量詞)，如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如一個人、三本書、看了十遍、三項議題等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字，如“通過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅收5000多萬元。”
(十一)容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強調(diào)動作已完成;“制訂”強調(diào)方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對象多是方案、計劃、規(guī)劃。“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。三是“其它”與“其他”。據(jù)國家語委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神……”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神……”。五是“報道”與“報導”。公文中統(tǒng)一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關(guān)于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
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5.黨政公文寫作范文