關于公文格式的常見錯誤
關于公文格式的常見錯誤
作為文秘的你，是不是偶爾會范點小錯誤呢?下面小編將為你收集整理一些常見錯誤，希望對大家有所幫助!
關于公文格式的錯誤
一涉密公文不標份號或標注不當
份號是公文印制份數的順序號，編號的目的是為了準確掌握公文的印制份數以及分發(fā)范圍、對象，當文件需要收回保管或者銷毀的時候，可以對照份號掌握是否有遺漏和丟失，發(fā)文機關可以根據份號掌握公文的去向。當前存在問題：
一是涉密公文不標注份號。以前行政機關公文秘密級可以不標，按新國家標準要求都必須標注。為了發(fā)放方便，也可對不帶密級的公文編制份號。
二是份號標注不正確。新標準要求一般用六位3號阿拉伯數字，編虛位補齊，比如“000369”。但有的機關仍不按規(guī)定位數標注。另外，在黨內法規(guī)和規(guī)范性文件備案過程中，有的機關將涉密文件下發(fā)時編號，報備時卻不予編號，這也是不符合規(guī)定的。
二發(fā)文機關標志使用不當
發(fā)文機關標志，是文件首頁上紅色的制發(fā)機關名稱，可以說是公文的“臉面”。當前有以下使用錯誤：
一是發(fā)文機關標志大小失當。發(fā)文機關標志的字形大小應該恰當美觀，不應過大或過小。
二是發(fā)文機關標志不正確。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機關名稱加“文件”二字組成，一種是單獨使用發(fā)文機關名稱。這個名稱應該是全稱或者規(guī)范化簡稱。當前，有的機關名稱全稱和簡稱并用，有的機關仍使用發(fā)文機關名稱加文種“(××)”的形式，均不規(guī)范。
三是聯(lián)合行文時格式不當。有的“文件”二字沒有“以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布”。
三發(fā)文字號標注不規(guī)范
發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。當前使用錯誤的情況主要有三種：
一是符號錯用情況突出。年份本應該用六角括號括起，比如，豫辦〔2014〕3號，但六角括號經常被錯用為“[ ]”。
二是發(fā)文機關代字使用混亂。機關代字存在重復現象，如果地名的第一個字相同，其文件代字有可能也相同，比如，河南省新鄭市委和武漢市新洲區(qū)委都在使用“新發(fā)、新辦”。有的機關代字過長，甚至用了七八個字;有的代字容易造成誤解，比如，“精神辦”，等等。
三是發(fā)文順序號編虛位。比如，有的標注為〔2014〕03號。
四標題擬制和標注太隨意
標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
標題當前存在的主要問題有：
一是排列形式錯誤。標題可以分一行或者多行居中排布，一定要做到語意完整、美觀大方，多使用菱形和寶塔形排列。但實際工作中，多行標題仍有排列為方形和沙漏形的情況。
二是亂用標點符號。公文標題中目前仍有使用逗號等的情況，使用書名號也比較隨意。
三是不簡潔、不完整、不準確。有的標題過長，出現了四五行;有的轉發(fā)時文種重復，出現一連串“的通知的通知的通知”;有的多處重復一個地名和出現多個文件名，比如，××省委辦公廳、××省人民政府辦公廳關于印發(fā)《××省××辦法》《××省××辦法》《××省××辦法》的通知。另外，標題中的發(fā)文機關名稱一般使用全稱，三個以上時使用規(guī)范化簡稱為宜。
四是文種使用錯誤。有的沒有使用法定文種，比如，計劃、講話等不搭載通知直接行文;有的生造文種，比如，不用批復用批示;有的錯用混用文種，比如，關于××的請示報告、關于××的報告的函。
五附件附注使用出現錯誤
有些同志不太注重這兩個格式要素，認為不影響大局，使用起來要求也不嚴格。目前存在的主要問題有：
一是附件說明和附件不相符。由于審核不細致，出現附件說明和附件的標題不完全一致，或者附件數量前后不一的情況。
二是附件說明標注不當。有的附件順序號使用漢字，漢字后面的標點用頓號，這是錯誤的，正確的是使用阿拉伯數字和圓點。有的正文中已經寫明報送、批轉、轉發(fā)，卻仍然使用附件，比如，××辦公室轉發(fā)××局關于××的意見的通知，還標注附件“××局關于××的意見”。
三是附注使用不規(guī)范。公文如果有附注，應居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行。目前仍有不用圓括號，或者位置錯標的情況。
這里選取的只是一些使用錯誤比較突出的格式要素，其實正文中存在的問題更多更復雜，本文難以容納。其他還有簽發(fā)人存在標注位置不當的情況，主送機關存在多頭主送的問題，解決空白頁問題仍使用“(此頁無正文)”，印章使用混亂，等等，都需要我們在工作中認真予以避免。
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