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財(cái)務(wù)檔案管理制度

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財(cái)務(wù)檔案管理制度

  財(cái)務(wù)檔案管理制度是怎樣制定的呢?下文是小編收集的財(cái)務(wù)檔案管理制度,歡迎閱讀!

  財(cái)務(wù)檔案管理制度一

  會計(jì)檔案包括:會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)資料。會計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證明,也是國家檔案的組成部分,更是單位重要檔案之一。為加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作,明確責(zé)任,使會計(jì)檔案管理有章可循,特制定如下管理制度。

  一、會計(jì)檔案的立卷、歸卷制度

  公司所屬會計(jì)人員必須對本單位的各種會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表、計(jì)劃、預(yù)算合同等會計(jì)資料定期收集,審查核對,整理立卷,編制目錄,裝訂成冊,并指定專人保管,防止丟失、損壞。

  二、會計(jì)檔案的調(diào)閱制度

  調(diào)閱會計(jì)檔案,要嚴(yán)格辦理手續(xù),本單位人員調(diào)閱會計(jì)檔案,要經(jīng)過會計(jì)主管人員同意;外單位人員調(diào)閱要有正式介紹信,經(jīng)會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并詳細(xì)登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)閱人姓名、工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期。調(diào)閱人員一般不得將會計(jì)檔案攜帶外出,需要復(fù)制應(yīng)征得單位同意。

  三、會計(jì)檔案的銷毀制度

  會計(jì)檔案的保管期一般為15年,對保管期滿的會計(jì)檔案,按照<檔案法>的規(guī)定由財(cái)會部門和檔案部門共同鑒定,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對需要銷毀的會計(jì)檔案,要填寫“會計(jì)檔案銷毀清冊”,銷毀時由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門和財(cái)會部門共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章,“會計(jì)檔案銷毀清冊”要長期保存。

  四、會計(jì)檔案的交接制度

  1、會計(jì)人員工作調(diào)動或因故離職,必須與接替人員辦理交接手續(xù),沒有辦理交接手續(xù)的,不得離職。離職前,必須將本人經(jīng)管的會計(jì)工作在規(guī)定期限內(nèi)全部交接清楚,接替人員應(yīng)認(rèn)真接管移交工作,并繼續(xù)辦理移交未了事項(xiàng)。移交后,如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)管的會計(jì)業(yè)務(wù)有違反財(cái)務(wù)制度和法律規(guī)定等問題,由原移交人負(fù)責(zé)。

  2、合并、撤銷單位的會計(jì)檔案,應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位,由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管,并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。

  財(cái)務(wù)檔案管理制度二

  第一條為加強(qiáng)會計(jì)管理,特制定本管理辦法。?

  第二條企業(yè)的會計(jì)檔案包括:會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)告、查賬報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會計(jì)制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件,如合同、章程、董事會計(jì)等各種會計(jì)資料。?

  第三條會計(jì)檔案的保存。?

  財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會計(jì)檔案,定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會計(jì)資料,按順序立卷登記有效。?

  會計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類,具體和保管年限詳見附表。?

  會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時,由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見,經(jīng)部門經(jīng)理審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),報(bào)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計(jì)檔案管理人員編制會計(jì)檔案銷毀清冊,銷毀時應(yīng)由審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加,并在銷毀單上簽名或蓋章。?

  第四條會計(jì)檔案的借用。?

  財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時,必須按規(guī)定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。?

  集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會計(jì)檔案時,必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明,經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意,方能由檔案管理人員接待查閱。?

  外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會計(jì)檔案名稱及查閱理由。?

  會計(jì)檔案一般不得帶出室外,如有特殊情況,需帶出室外復(fù)制時,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),并限期歸還。?

  第五條由于會計(jì)人員的變動或會計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等,會計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。?

  第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。?

  會計(jì)檔案保管期限?

  檔案名稱

  (一)會計(jì)憑證類

  1、原始憑證、記賬憑證15年?

  其中:涉及外來和對私改造的會計(jì)憑證永久?

  2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年?

  (二)會計(jì)賬簿類:?

  1、日記賬15年?

  其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年?

  2、明細(xì)賬、總賬、輔助賬15年?

  3、涉及外來和對私改造的會計(jì)賬簿永久?

  (三)會計(jì)報(bào)表類:?

  1、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表3年?

  2、月、季度會報(bào)表15年?

  3、年度會計(jì)報(bào)表永久?

  (四)其它類:?

  1、會計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊25年?

  2、財(cái)務(wù)成本計(jì)劃3年?

  3、主要財(cái)務(wù)會計(jì)文件、合同、協(xié)議永久

  財(cái)務(wù)檔案管理制度三

  1、目的:會計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)<中華人民共和國會計(jì)法>和<中華人民共和國檔案法>的規(guī)定,制定本辦法。

  2、適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

  3、會計(jì)檔案管理體系

  3、1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。

  3、2公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

  3、3各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

  4、會計(jì)檔案范圍

  4、1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

  4、2會計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。

  4、3會計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計(jì)帳薄。

  4、4財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

  4、5財(cái)會電算化檔案:主要是存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會計(jì)資料。

  4、6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊等。

  5、各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。

  5、1當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

  5、2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

  6、會計(jì)檔案不得自行借出。

  6、1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會資料時,應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

  6、2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

  7、會計(jì)檔案的保管期

  7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計(jì)檔案保管期限表附后)。

  7、2會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

  7、3本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

  7、4各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

  8、會計(jì)檔案的銷毀

  8、1保管期滿的會計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

  8、1、1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

  8、1、2單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;

  8、1、3銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

  8、1、4監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

  8、2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

  8、3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

  9、會計(jì)檔案的管理

  9、1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。

  9、2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

  9、3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9、4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9、5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

  9、6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9、7單位之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

  9、7、1移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

  9、7、2交接會計(jì)檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

  9、8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

  10、附則:

  10、1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

  10、2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

  10、3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

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