人事檔案管理實(shí)施辦法
人事檔案管理實(shí)施辦法內(nèi)容全文
第一條 為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。
第二條 人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個(gè)教工的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
第三條 人事檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。
第四條 整理人事檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作，是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r(jià)值，確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全;每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論，處分決定、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。
第十二條 人事檔案正本， 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：
第一類 履歷材料
干部履歷表(書)、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，干部簡(jiǎn)要情況表，干部信息管理登記表，以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí)，工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料
自傳(自己寫的個(gè)人經(jīng)歷)，個(gè)人撰寫的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為：個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系)等。帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類。
第三類 鑒定(含自我鑒定)，考察、考核材料
1、 考核材料：干部年度考核表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，考察材料，現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表，參加形勢(shì)教育干部實(shí)績(jī)考核表，領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表，后備干部登記表，干部掛職鍛煉表，干部掛職推薦意見，干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表，民-主評(píng)議綜合材料。
2、評(píng)語(yǔ)鑒定：高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表，報(bào)考研究生思想政治情況表，學(xué)生操行評(píng)語(yǔ)，所有不帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定(包括：學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青)，各類人員評(píng)(鑒評(píng)表)等，黨員民-主鑒定表，干部年度考核表等。
3、審計(jì)報(bào)告：任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見的材料、，離任審計(jì)表等。
第四類 學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料
1、學(xué)歷材料：學(xué)生登記表(初中、高中)，學(xué)生成績(jī)登記表，考生報(bào)名登記表，新學(xué)員審批審批登記表，選拔學(xué)生登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生分配登記表，畢業(yè)生登記及鑒定表，畢業(yè)論文成績(jī)登記表，學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表，學(xué)籍登記表，研究生登記表，推薦上學(xué)意見書，同意推薦上學(xué)的證明，高考志愿書(申請(qǐng)報(bào)考書)，退學(xué)證明，肄業(yè)材料，學(xué)生學(xué)年小結(jié)表，證明畢業(yè)時(shí)間的材料，中央黨校學(xué)員登記表，中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié)，中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié)，中央黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表，畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件，學(xué)歷證明，學(xué)位申請(qǐng)書，干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表，所有帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定，出國(guó)留學(xué)審查登記表，報(bào)考(申請(qǐng))表，同意參加高考的證明，攻讀博士學(xué)位專家推薦書，定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書等。
2、專業(yè)技術(shù)材料：教師登記表，教師資格過渡申請(qǐng)表，教師任職資格申報(bào)表，醫(yī)務(wù)人員登記表，醫(yī)師資格認(rèn)定申請(qǐng)審核表，技術(shù)(兼職)聘書(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)教師等)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表，科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表，關(guān)于申請(qǐng)任職資格的報(bào)告，申報(bào)條件和任職資格檢查表，評(píng)審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡(jiǎn)表，科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評(píng)定表，技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表，思想政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報(bào)表，思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表，科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書等。
3、培訓(xùn)材料：黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表，崗位職務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表，學(xué)員考核登記表，干部進(jìn)修登記表，培訓(xùn)證明，預(yù)備役培訓(xùn)，干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。
4、科研成果：創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料
個(gè)人的說明材料(主要說明家庭情況及社會(huì)關(guān)系)，家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表，軍婚證明，軍婚報(bào)告及批復(fù)，愛人(對(duì)象)情況登記表，對(duì)其家屬、親友調(diào)查情況的證明，招工政治審查表，入伍政治審查表，高等學(xué)校考生政治審查表，外出培訓(xùn)人員審查表，學(xué)徒審查登記表，公開選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資格審查表，知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn)，知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證，更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)間的證明，“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表，干部在制止動(dòng)-亂、平息反革命暴-亂斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)情況，在“”期間的表現(xiàn)情況，家庭成員旁證材料，關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說明等。
第六類 黨團(tuán)材料
入團(tuán)志愿書，入團(tuán)申請(qǐng)書，退團(tuán)申請(qǐng)書，超齡離團(tuán)登記表，入黨志愿書，入黨申請(qǐng)書(如有多份僅保留第一份和最后一份，其他材料歸入本人檔案的散材料中)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正的意見，入黨積極分子培訓(xùn)考核表，發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表，民-主評(píng)議黨員登記表，黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表，1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng)，確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料，加入其他黨派的申請(qǐng)書、登記表及證明，由單位開具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說明)等。
第七類 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料
所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料，黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的)，得獎(jiǎng)的著作登記單，獎(jiǎng)學(xué)金審批表，通報(bào)表?yè)P(yáng)等。
第八類 干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料
紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對(duì)個(gè)人的處分決定，上級(jí)批復(fù)，核定(調(diào)查)報(bào)告，本人的檢查，交待，對(duì)處分決定的意見，復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論，免予、解除，撤銷處分的決定、意見、通知，通報(bào)批評(píng)材料，對(duì)個(gè)人的治安管理處罰決定書，不起訴決定書，刑事判決書，懲罰性民事判決書，計(jì)劃生育處罰決定等。
第九類 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級(jí)、待遇材料：工資檔案，工資審批表，晉升工資文件，浮動(dòng)工資表，帶工資的任免表，轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無工資額的)，因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格，工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信，職工考核升級(jí)審批表，工作變動(dòng)登記表，各類津貼呈報(bào)審批表，待遇問題的審批表等。
2、干部任免材料：任職任免文，任免表，戰(zhàn)士提升職務(wù)，級(jí)別報(bào)告表，干部提升晉級(jí)報(bào)告表，軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表)，工資待遇不變晉升職務(wù)，干部職務(wù)任(免)歸檔材料，選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如：共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等)，對(duì)總會(huì)計(jì)師，總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等。考察材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(guó)(境)材料
因公出國(guó)人員審批表，因公出國(guó)人員備案表，初次出國(guó)人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>
4、招工、軍警、代表等材料：
(1)招工材料：招收(新)工人登記表，就業(yè)人員審批表，招收新工人審批表，招收工人審查登記表，選調(diào)生錄用審批表，職工子女申請(qǐng)安排工作登記表，學(xué)徒工審查登記表，畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明，轉(zhuǎn)干審批表，“吸收錄用”干部審批表(登記表)，吸收錄用教師表，高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表，選拔錄用干部審批表，“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表，組織對(duì)組織初具的證明由于其家庭原因請(qǐng)求安排工作的情況說明或證明等。
(2)軍警材料：入伍登記表，應(yīng)征公民兵役役登記表，軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表，退伍軍人登記表，軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表，評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表，法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表，轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表，軍用汽車駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表，車輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。
(3)代表材料：各類代表大會(huì)代表登記表，當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類組織委員的登記表(如：書畫協(xié)會(huì)，青年聯(lián)合會(huì)等)等。
(4)其它：公務(wù)員過渡審批表，公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的)，參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表，兼職聘書(職務(wù))，調(diào)動(dòng)工作審批表，辭職申請(qǐng)書報(bào)告及審批表，任職責(zé)任合同書，勞動(dòng)合同書或協(xié)議書等。
第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料
體檢表(有殘疾)，殘疾等級(jí)材料，各類通知書，家屬隨軍登記(報(bào)告)表，領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表，干部住房情況表，干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié)，學(xué)習(xí)小結(jié)，自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng)，獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表，各類函件(如：調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信)，結(jié)婚報(bào)告(非軍人)，共同培養(yǎng)協(xié)議書，工會(huì)入會(huì)申請(qǐng)，工會(huì)會(huì)員登記表，報(bào)到證，申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書，合同(協(xié)議)書，人事爭(zhēng)議仲裁裁決書，傷殘，工傷等級(jí)診斷書及有關(guān)材料，干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等。
不能裝入干部檔案的材料：工作總結(jié)，生活小結(jié)，思想?yún)R報(bào)，接轉(zhuǎn)材料交接單，工作證復(fù)印件，檔案整理復(fù)制責(zé)任卡，入黨誓詞，常住人員登記表(戶口本復(fù)印件)，論文，各類試卷，學(xué)生證等。
可不裝入干部檔案的材料：檔案?jìng)淇急?和“”有關(guān)的說明須歸入檔案)，述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案)，附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定，教工考核材料。
第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類。
(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。
第十五條 每類人事檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式：
第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時(shí)間先后順序排列。
第五類材料：若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前，其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說明材料則按時(shí)間先后排列。
第六類材料：首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;其次是入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書;黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。
第八類材料：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人的檢查或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引，有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱，起到了提綱挈領(lǐng)的作用。
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。每大類的第一行填寫大類號(hào)及其名稱，大類號(hào)用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫;
(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間;
(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)，一般均為一份;材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫;
(五)內(nèi)容排布：
?、俟彩箢?，每大類與大類之間間隔為四行;
?、诟鞔箢惒牧现校魺o該類檔案材料，其大類標(biāo)題仍然保留，注意空足四行，再進(jìn)入下一大類材料的輸入;
③第九類“工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行;
?、艿诰蓬?ldquo;工資任免等材料”中，若無哪小類材料，其標(biāo)題不保留，注意空足三行，再進(jìn)入下一小類材料的輸入;
?、菽夸涊斎胪戤吅?，將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁(yè)，再進(jìn)行打印。
?、薮蛴〕鰜淼哪夸浺ふ?、正確、清楚、美觀，不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無誤，注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：
(一)對(duì)超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容，檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離，包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離，防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無關(guān)的字跡)。裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊，不能裁斷。對(duì)于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。
(二)小于16開規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊，豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢，同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。
(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調(diào)制，涂抹時(shí)注意適量，不能過多或過少。
(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本，紙張薄的10頁(yè)左右包一本。包邊紙一般為B5復(fù)印紙，(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。
(五)編寫頁(yè)碼和編號(hào)，須擦掉以前的編號(hào)，新編號(hào)字體要美觀整潔，不要過大。頁(yè)碼的位置在檔案的右下角，距離下邊和右邊0.5厘米，編號(hào)的位置在檔案的右上角，距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊，有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時(shí)要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。
(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應(yīng)折疊，一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無關(guān)的字跡一律擦除。
(九)整理過程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件，根據(jù)類別、時(shí)間排序，按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化生銹損毀材料。
(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個(gè)教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：
(一)將目錄與材料核對(duì)無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。
第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)。
第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。
(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。
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