文件管理制度
息化環(huán)境中,企業(yè)加強(qiáng)電子文件管理制度建設(shè)是提高電子文件質(zhì)量,發(fā)揮信息資源價(jià)值的必然之舉。本文是文件管理制度范文,僅供參考。
文件管理制度范文篇一
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件,機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,文件應(yīng)于當(dāng)日處理,電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的,按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔,交上級(jí)部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理,并做好機(jī)要文件管理,防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)守保密規(guī)定,做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對(duì)于機(jī)要文件,要單獨(dú)存放,嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級(jí)文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件,不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件,應(yīng)及時(shí)清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件管理制度范文篇二
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。
2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制,各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán),做封存保管。
5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息,如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)<設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單>,并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫(xiě)<借閱登記表>,然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整<借閱文件記錄表>。
六、責(zé)任追究
各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
文件管理制度范文篇三
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作,特制定本制度,適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。
2、職責(zé)
2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2、3部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核,及負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批,并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及內(nèi)容的審核,用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3、1上行文:請(qǐng)示,報(bào)告,計(jì)劃,總結(jié);
3、2下行文:批復(fù),決定,通知,通告,通報(bào),制度,規(guī)定;
3、3平行文:信函,會(huì)議紀(jì)要。
4、文件格式
4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4、2秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度,統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4、3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字,放在居中位置;
4、6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字,與主送單位等保持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),行間距為1、5倍,以清晰、美觀為原則;
4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè),專行空兩格注明"附件:xxx"字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào);文件無(wú)附件的,無(wú)須注明;
4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相關(guān)于書(shū)信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣;落款字體與正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;
4、9、2制度或會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)通過(guò)的日期;
4、9、3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期;
5、文號(hào)
5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。
5、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理,管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;
5、3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。
6、用印
6、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6、2文件打印校對(duì)完之后,由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;
6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě);
7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印,并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7、5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)<文件發(fā)放登記表>,并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,還要填寫(xiě)<文件處理單>,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。
7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在<收文登記表>內(nèi),內(nèi)容包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等。
7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7、8保存。文件辦理完畢后,由最后處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。
7、9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部,由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8、1文號(hào)編碼規(guī)則
8、2<文件編號(hào)使用登記表>
8、3<對(duì)外發(fā)文登記表>
8、4<對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表>
8、5<收文登記表>
8、6<文件處理單>
8、7<傳閱單>
8、8<用印登記表>
8、9對(duì)外發(fā)文格式
8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式
8、11報(bào)告總結(jié)格式
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