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如何正確有效的學(xué)習(xí)office軟件

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如何正確有效的學(xué)習(xí)office軟件

  在我們工作中,無論是編寫文章,還是設(shè)計(jì)演示文案,還是處理報表,提升辦公軟件的使用效率對我們的工作會有很大的幫助。所以學(xué)好office軟件是很有必要的,以下是學(xué)習(xí)啦小編分享給大家的有效的學(xué)習(xí)office軟件的方法,希望可以幫到你!

  有效的學(xué)習(xí)office軟件的方法

  Word 學(xué)習(xí)方法

  首先了解每個軟件的“個性”。首先來講講Word。學(xué)習(xí)Word一定是承上啟下,一口氣搞定。什么意思?技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的,前面操作有問題,就會影響后面的操作。

  下圖的金字塔結(jié)果來看,越頂端也“高端”!

  大部分人的水平都在頁面設(shè)置階段甚至偏下,更多人可能就是用來打字存儲文字內(nèi)容的,通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)可以達(dá)到“排版自動化進(jìn)階”水平,也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調(diào)用就好了,這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。

  至于更多高端的“綜合應(yīng)用進(jìn)階”,只需要掌握“郵件合并”即可。不過說起來容易,郵件合并的強(qiáng)大功能可以讓你學(xué)好幾天,掌握“信函”和“標(biāo)簽”就夠你用了,當(dāng)然如果能輸出到outlook里面自動生成郵件發(fā)出去,那就完美了。

  (Word有專門的郵件面板,足以說明這個功能的強(qiáng)大)

  所以一定把Word的學(xué)習(xí)當(dāng)成一個“整體”去學(xué)習(xí),而且一定是系統(tǒng)的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)所謂的分散的Word小技巧,提整體的Word辦公提升效果并不明顯。

  Excel 學(xué)習(xí)方法

  Excel這個軟件的個性就是多面手,他的各個層面可以各成“體系”,從下圖可以很容易看懂,每個“體系”可以解決一種層面的問題,也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補(bǔ)哪兒,如果全都缺,就全部補(bǔ),每個都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行,不用玩得特別深,就可以足以應(yīng)付工作。比如Excel一點(diǎn)都不會,那就學(xué)表格整理操作技巧。如果數(shù)據(jù)分析玩不轉(zhuǎn),就學(xué)數(shù)據(jù)分析部分。如果老板對圖表有要求,那就把圖表制作做好。當(dāng)然如果先把Excel做成模板,那函數(shù)必不可少,當(dāng)然掌握幾個常用函數(shù)也會讓工作效率翻倍。如果會玩點(diǎn)VBA,你就是“超級大神牛人”。

  在秦老師的Office企業(yè)培訓(xùn)中,Excel的定制課程也是非常多的,有專門的函數(shù)課,專門的圖表課,專門的數(shù)據(jù)分析的課。當(dāng)然還有就是全面體系講解的,但由于時間的問題,所以需要講每個體系中抓取工作中最容易碰到的問題變成授課的內(nèi)容,讓企業(yè)員工們都知道有這樣的功能,工作時候搞不好會碰到,至少做到有了“眼界”,不然連Excel問題出現(xiàn),百度都不知道該怎么用關(guān)鍵詞。也許這就是秦老師培訓(xùn)課程的受到大家歡迎之處,因?yàn)槭攴e累知道了大家平時工作的“痛點(diǎn)”在哪里!幫助大家減少學(xué)習(xí)Office的彎路。

  總結(jié)一下,Excel是個多面手,缺哪兒補(bǔ)哪兒,“體系”比較平等,技巧之間的聯(lián)動性相對Word較少,但功能技巧之間的搭配也很重要,比如某個函數(shù)和某個函數(shù)搭配可以解決某類問題等等,甚至能夠放入某個工作場景里,否則大家會有一問題?我干嘛要學(xué)這個技巧?這個技巧和我有關(guān)系嗎?

  最后要說明一下的是,Excel這個軟件目前向著大數(shù)據(jù)對接的思路在進(jìn)行發(fā)展,比如可以與SQL數(shù)據(jù)庫直接進(jìn)行數(shù)據(jù)加載讀取,比如集成PowerBI這樣的強(qiáng)大數(shù)據(jù)商務(wù)智能分析,這些都算是專業(yè)領(lǐng)域的使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎(chǔ)上可以在對此部分進(jìn)行了解和學(xué)習(xí),讓Excel成為你工作的IB(install B )利器。

  PPT學(xué)習(xí)方法

  PPT這個軟件有點(diǎn)“深藏不露”的個性。這個軟件是三大Office辦公套件中,面板上按鈕個數(shù)最少的軟件之一,僅次于Outlook,但這個軟件是職場中必用的一個軟件,做工作匯報必用。要求高一點(diǎn)銷售對外銷售的時候演示使用,要求更高市場部做產(chǎn)品發(fā)布等,需要用到設(shè)計(jì)更加專業(yè)的PPT要求,設(shè)置有些需求已經(jīng)超過了PPT本身的需求。

  PPT的這個軟件的優(yōu)勢在于,用比較簡單的操作實(shí)現(xiàn)比較專業(yè)的演示表達(dá)。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟件,導(dǎo)致為了達(dá)到一個效果,而浪費(fèi)大量的工作時間。

  秦老師培訓(xùn)教程的優(yōu)勢在于,利用良好的“性價比”,利用PPT的常規(guī)操作就可以將PPT制作得比較專業(yè),滿足職場的中等演示需求。

  這里秦老師給大家的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)是,在沒有掌握PPT美圖設(shè)計(jì)繪制之前,重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達(dá)梳理和PPT這個軟件是實(shí)用操作上,也就是下圖的開始兩個階段。有時候我們會很多看到很多PPT軟文,告訴你很多的設(shè)計(jì)思路和技巧,但會發(fā)現(xiàn)你還是不會操作,為什么?軟件的操作技巧不熟練,怎么能快速達(dá)到軟文所能展示的效果?所那種軟文通常適合能搞定前兩階段的職場人士。

  學(xué)習(xí)office Excel軟件的方法

  A、循序漸進(jìn)

  我們把Excel用戶大致分為新手、初級用戶、中級用戶、高級用戶和專家五個層次。

  對于Excel的新手,我們建議先從掃盲做起。首先需要買一本Excel的入門教程,或者參加一下正規(guī)的電腦學(xué)校的初級班。在這個過程里面,學(xué)習(xí)者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能,諸如輸入數(shù)據(jù),查找替換,設(shè)置單元格格式,排序、匯總、篩選和保存工作簿。如果學(xué)習(xí)者有其他的應(yīng)用軟件使用經(jīng)驗(yàn),特別是其他Office組件的使用經(jīng)驗(yàn),這個過程會很快。

  但是要注意,現(xiàn)在的任務(wù)只是掃盲,不要期望過高。千萬不要以為知道了Excel的全部功能菜單就是精通Excel了。別說在每項(xiàng)菜單命令后都隱藏著無數(shù)的玄機(jī),光是Excel的精髓─—函數(shù),學(xué)習(xí)者還沒有深入接觸到。當(dāng)然,經(jīng)過這個階段的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)者應(yīng)該可以開始在工作中運(yùn)用Excel了,比如建立一個簡單的表格,甚至畫一張簡單的圖表。這就是人們常說的初級用戶水平。

  接下來,要向中級用戶進(jìn)軍。成為中級用戶有三個標(biāo)志:一是理解并熟練使用各個Excel菜單命令,二是熟練使用數(shù)據(jù)透視表,三是至少掌握20個常用函數(shù)以及函數(shù)的嵌套運(yùn)用,必須掌握的函數(shù)有SUM函數(shù)、IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)、INDEX函數(shù)、MATCH函數(shù)、OFFSET函數(shù)、TEXT函數(shù)等等。當(dāng)然,還有些中級用戶會使用簡單的宏─—這個看起來很了不起的功能,即使如此,我們還是認(rèn)為他應(yīng)該只是一名中級用戶。

  我們接觸過很多按上述的標(biāo)準(zhǔn)評定的“中級用戶”,他們在自己的部門甚至公司里已經(jīng)是Excel水平最高的人。高手是寂寞的,所以他們都認(rèn)為Excel也不過如此了。一個Excel的中級用戶,應(yīng)該已經(jīng)有能力解決絕大多數(shù)工作中遇到的問題,但是,這并不意味著Excel無法提供出更優(yōu)的解決方案。

  成為一個高級用戶,需要完成兩項(xiàng)知識的升級,一是熟練運(yùn)用數(shù)組公式,也就是那種用花括號包圍起來的,必須用<Ctrl+Shift+Enter>組合鍵才能完成錄入的公式;二是能夠利用VBA編寫不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)或過程。一旦進(jìn)入了這兩個領(lǐng)域,學(xué)習(xí)者會發(fā)現(xiàn)另一片天空,以前許多看似無法解決的問題,現(xiàn)在都是多么的容易。

  那么,哪種人可以被稱作是Excel專家呢?很難用指標(biāo)來評價。如果把Excel的功能細(xì)分來看,精通全部的人想必寥寥無幾。Excel是應(yīng)用性太強(qiáng)的軟件,這意味著一個沒有任何工作經(jīng)驗(yàn)的普通學(xué)生是很難成為Excel專家的。從某種意義上來說,Excel專家也必定是某個或多個行業(yè)的專家,他們都擁有豐富的行業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)。高超的Excel技術(shù)配合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來共同應(yīng)用,才有可能把Excel發(fā)揮到極致。同樣的Excel功能,不同的人去運(yùn)用,效果將是完全不同的。

  能夠在某個領(lǐng)域不斷開發(fā)出新的Excel的用法,這種人,可以被稱作是專家。在Excel Home網(wǎng)站上,那些受人尊敬的、可以被稱為Excel專家的版主與高級會員,無一不是各自行業(yè)中的出類拔萃者。所以,如果希望成為Excel專家,就不能只單單學(xué)習(xí)Excel了。

  B、善用資源,學(xué)以致用

  除了少部分Excel發(fā)燒友(別懷疑,這種人的確存在)以外,大部分人學(xué)習(xí)Excel的目的是為了解決自己工作中的問題和提升工作效率的。問題,常常是促使人學(xué)習(xí)的一大動機(jī)。如果您還達(dá)不到初級用戶的水平,建議按前文中所講先掃盲;如果您已經(jīng)具有初級用戶的水平,帶著問題學(xué)習(xí),不但進(jìn)步快,而且很容易對Excel產(chǎn)生更多的興趣,從而獲得持續(xù)的成長。

  遇到問題的時候,如果知道應(yīng)該使用什么功能,但是對這個功能不太會用,此時最好的辦法是用F1調(diào)出Excel的聯(lián)機(jī)幫助,集中精力學(xué)習(xí)這個需要掌握的功能。這一招在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的時候特別適用,因?yàn)镋xcel有幾百個函數(shù),想用人腦記住全部函數(shù)的參數(shù)與用法幾乎是不可能的事情。

  如果對所遇問題不知從何下手,甚至不能確定Excel能否提供解決方法,可以求助于他人。此時,如果身邊有一位Excel高手,或者能馬上聯(lián)系到一位高手,那將是件非常幸運(yùn)的事情。如果沒有這樣的受助機(jī)會,也不用擔(dān)心,還可以上網(wǎng)搜索解決方法,或者到某些Excel網(wǎng)站上去尋求幫助。

  當(dāng)利用各種資源解決了自己的問題時,一定很有成就感,此時千萬不要停止探索的腳步,爭取把解決方法理解得更透徹,能做到舉一反三。

  Excel實(shí)在是博大精深,在學(xué)習(xí)的過程中如果遇到某些知識點(diǎn)暫時用不著,不必深究,但一定要了解,而不是簡單的忽略。說不定哪天就需要用到的某個功能,Excel里面明明有,可是您卻不知道,以至于影響到尋找答案的速度。在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的過程中,這一點(diǎn)也是要特別注意的。比如,作為一名財(cái)會工作者,可能沒有必要花很多精力去學(xué)習(xí)Excel的工程函數(shù),而只需要了解到,Excel提供了很多的工程函數(shù),就在函數(shù)列表里面。當(dāng)有一天需要用到它們時,可以在函數(shù)列表里面查找適合的函數(shù),并配合查看幫助文件來快速掌握需要的函數(shù)。

  C、多閱讀多實(shí)踐

  多閱讀Excel技巧或案例方面的文章與書籍,能夠拓寬你的視野,并從中學(xué)到許多對自己有幫助的知識。在互聯(lián)網(wǎng)上,介紹Excel應(yīng)用的文章很多,而且可以免費(fèi)閱讀,有些甚至是視頻文件或者動畫教程,這些都是非常好的學(xué)習(xí)資源。在圖書市場上也有許多Excel書,所以多花點(diǎn)時間在書店,也是個好主意。對于朋友推薦或者經(jīng)過試讀以后認(rèn)為確實(shí)對自己有幫助的書,可以買回家去仔細(xì)研讀。

  我們經(jīng)常遇到這樣的問題“學(xué)習(xí)Excel,什么書比較好”─—如何挑選一本好書,真是個比較難回答的問題,因?yàn)椴煌娜耍枨笫遣灰粯拥?,適合一個人的書,不見得適合另一個人。另外,從專業(yè)的角度來看,Excel圖書的質(zhì)量良莠不齊,有許多看似精彩,實(shí)際無用的書。所以,選書之前,除了聽別人的推薦,或到網(wǎng)上書店查看書評以外,最好還是能夠自己翻閱一下,先讀前言與目錄,然后再選擇書中你最感興趣的一章來讀。

  學(xué)習(xí)Excel,閱讀與實(shí)踐必須并重。閱讀來的東西,只有親自在電腦上實(shí)踐幾次,才能把別人的知識真正轉(zhuǎn)化為自己的知識。通過實(shí)踐,還能夠舉一反三,即圍繞一個知識點(diǎn),做各種假設(shè)來測試,以驗(yàn)證自己的理解是否正確和完整。

  我們所見過的很多高手,實(shí)踐的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于閱讀的時間,因?yàn)镋xcel的基本功能是有限的,不需要太多文字去介紹。而真正的成長來源于如何把這些有限的功能不斷排列組合以創(chuàng)新用法。偉人說“實(shí)踐出真知”,在Excel里,不但實(shí)踐出真知,而且實(shí)踐出技巧,比如本書中的大部分技巧,都是大家“玩”出來的。

  一件非常有意思的事情是,當(dāng)微軟公司Excel產(chǎn)品組的人見到由用戶發(fā)現(xiàn)的某些絕妙的技巧時,也會感覺非常新奇。設(shè)計(jì)者自己也無法預(yù)料他的程序會被人衍生出多少奇思妙想的用法,由此可見Excel是多么的值得去探索啊!

  Office辦公軟件使用小技巧

  1、快速改變行距

  在編輯Word文檔時,如果要想快速改變文本段落的行距,可以首先選中需要設(shè)置的文本段落,然后:

  按‘Ctrl+1’快捷鍵,即可將段落設(shè)置成單倍行距;

  按‘Ctrl+2’快捷鍵,即可將段落設(shè)置成雙倍行距;

  按‘Ctrl+5’快捷鍵,即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。

  2、返回上一次編輯位置

  在編輯校對長文檔時,如果想要查看上一次修改的位置,很可能需要花費(fèi)很長時間才能找到。而實(shí)際上,這個需求可以通過快捷鍵‘Shift+F5’來實(shí)現(xiàn)。這個快捷鍵的功能就是在最后三次編輯位置以及當(dāng)前光標(biāo)位置之間切換。也就是說,當(dāng)按下‘Shift’鍵的同時,按下‘F5’鍵,光標(biāo)就會切換至最后一次編輯的位置;如果再按一次,就會切至最后第二次編輯的位置;再然后是最后第三次編輯的位置;再然后就又回到一開始光標(biāo)的位置。這樣就可以快速找到之前在哪里修改過文檔了。

  3、快速縮放顯示比例

  使用Word進(jìn)行文檔編輯時,經(jīng)常會調(diào)整顯示比例來觀察文檔整體的布局,但如果每次都要去點(diǎn)擊底部狀態(tài)欄中縮放按鈕的話,實(shí)在是有點(diǎn)麻煩。其實(shí),只要按住‘Ctrl’鍵并且向上或向下滾動鼠標(biāo)中間的滾輪,就可以放大或縮小顯示的比例。

  4、快速查找內(nèi)容

  首次查找可以使用‘Ctrl+F’快捷鍵打開‘查找’導(dǎo)航欄,然后輸入要查找的內(nèi)容即可。當(dāng)返回編輯區(qū)或者關(guān)閉‘查找’導(dǎo)航欄之后,還可以通過快捷鍵‘Shift+F4’來完成重復(fù)查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時,Word不再顯示‘查找’導(dǎo)航欄,而是按照上次查找的內(nèi)容來搜索,并反白顯示搜到的文本。

  5、重復(fù)使用格式刷

  我們都知道使用格式刷可以把一段文字的字體段落格式應(yīng)用到你選中的另一段文字上,但是如果你想把它應(yīng)用到多段不相連的文字上時(比如多個小標(biāo)題),就需要每刷一次再點(diǎn)一下格式刷按鈕,這就顯得很繁瑣。而實(shí)際上,遇到這種情況時,可以雙擊格式刷按鈕,這時格式刷就是可重復(fù)使用的,當(dāng)你全部都刷完后只要再點(diǎn)一下格式刷按鈕或者按‘Esc’鍵就可以退出格式刷狀態(tài)。

  6、添加水印

  Word具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能,而且能夠設(shè)置水印的大小、位置等等。方法如下:

  在Word“設(shè)計(jì)”功能區(qū)下點(diǎn)擊“水印”按鈕;

  點(diǎn)擊“自定義水印”;

  在“水印”對話框中選擇“文字水印”,然后在“文字”欄選擇合適的字句,也可以另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”,然后點(diǎn)擊“選擇圖片”按鈕,找到要作為水印圖案的圖片;

  點(diǎn)擊“確定”,水印就會出現(xiàn)在文字后面。

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