給excel瘦身的方法教程詳解
給excel瘦身的方法教程詳解
在Excel中本來數(shù)據(jù)沒多少，卻大小越來越大，說明這個(gè)文檔不久之后會(huì)丟失一些數(shù)據(jù)，這個(gè)時(shí)候就需要我們進(jìn)行處理解決了。下面是由學(xué)習(xí)啦小編分享的如何給excel瘦身教程，供大家閱讀、學(xué)習(xí)。
給excel瘦身的方法
瘦身步驟1：工作表中如果存在大量的細(xì)小圖形對(duì)象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel 肥胖癥”。可以使用下面兩種方法來檢查Excel 工作表是否存在這種癥狀。
(1)在工作表中按鍵調(diào)出“定位”對(duì)話框，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話框中選擇“對(duì)象”項(xiàng)，單擊“確定”，如圖1 所示。然后觀察工作表上是否會(huì)顯示很多被選定的對(duì)象。
給excel瘦身的方法圖1
瘦身步驟2：如果工作簿中包含多個(gè)工作表，需要在每個(gè)工作表中用這種方法進(jìn)行查找。關(guān)于“定位”功能的更多技巧，請(qǐng)參閱技巧28。
注意：隱藏列或行中的對(duì)象利用這種方法無法被看到。
(2)用VBA 對(duì)工作簿中的對(duì)象進(jìn)行計(jì)數(shù)，查看在每個(gè)工作表中實(shí)際存在的對(duì)象數(shù)量，如果此數(shù)量不合理，就說明有問題。按打開VBA 編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”來插入一個(gè)新模塊，默認(rèn)情況下為“模塊1”，然后在模塊1 的代碼窗口中輸入以下代碼：
Sub CountShapes()
Dim n As Double
Dim ws As Worksheet
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
n = ws.Shapes.Count
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 有" & n & " 個(gè)對(duì)象" & vbCrLf
Next
MsgBox Content
End Sub
瘦身步驟3：最后，按F5 鍵來運(yùn)行這段代碼，就能看到檢查結(jié)果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對(duì)象，如圖2 所示。 誤設(shè)單元格格式或者條件格式
給excel瘦身的方法圖2
瘦身步驟4：如果確認(rèn)在工作表中存在大量的對(duì)象，而用戶并不需要它們，可以用兩種方法來處理：
(1)剛才的定位方法中，當(dāng)對(duì)象全部處于被選擇狀態(tài)時(shí)按鍵刪除它們即可。
(2)使用宏在多個(gè)工作表中更加精確地刪除這些無用對(duì)象。比如，可以根據(jù)需要只刪除高度和寬度都小于14.25 磅(0.5 cm)的對(duì)象。
只刪除活動(dòng)工作表中特定大小的對(duì)象的代碼為：
Sub DelShapes()
Dim sp As Shape, n
For Each sp In ActiveSheet.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next sp
MsgBox "共刪除了" & n & "個(gè)對(duì)象"
End Sub
刪除所有工作表中的特定大小的對(duì)象的代碼為：
Sub DelAllShapes()
Dim ws As Worksheet
Dim sp As Shape
Dim n As Double
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
For Each sp In ws.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 刪除了" & n & " 個(gè)對(duì)象" & vbCrLf
n = 0
Next
MsgBox Content
End Sub
這些令人疑惑的對(duì)象的產(chǎn)生原因可能有以下幾個(gè)。從網(wǎng)頁上復(fù)制內(nèi)容后直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼。無意中使用繪圖工具欄的直線工具或其他繪圖工具，不知不覺中在工作表中插入了小的直線或其他圖形對(duì)象，由于尺寸很小，于肉眼幾乎無法看到。而后，又通過單元格的復(fù)制產(chǎn)生了大量的小繪圖對(duì)象。在工作表中插入了圖片或其他繪圖對(duì)象，操作中又將其高度寬度設(shè)為0 或很小的值，通過復(fù)制產(chǎn)生了大量的對(duì)象。
在行或列的位置中插入了繪圖對(duì)象，對(duì)象的屬性為“大小位置隨單元而變的(默認(rèn)的)”，然后隱藏行或列，或設(shè)置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對(duì)象不能看到。工作表中的對(duì)象設(shè)置了不可見屬性(Visible=false)，或?qū)ο蟮木€條與填充色均設(shè)與背景色相同，使對(duì)象無法被看到。
瘦身步驟5：工作表中在較大的區(qū)域內(nèi)設(shè)置了單元格格式或者條件格式
仔細(xì)觀察工作表滾動(dòng)條，如果滑標(biāo)很小，且拖動(dòng)滑標(biāo)向下到底，可以到達(dá)很大的行號(hào)或列標(biāo)，可是工作表中實(shí)際使用到的區(qū)域很小，如圖3 所示。這就說明，有相當(dāng)大一塊區(qū)域可能被設(shè)置了單元格格式或者條件格式，這些并沒有被用到的單元格，能對(duì)文件體積產(chǎn)生很大的影響。
6解決辦法如下。單擊到真正需要的行號(hào)的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行(也可以在名稱框中輸入行號(hào)如2000∶65536)，單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”(或全部)。同理，也可以清除多余列的格式。
有時(shí)，用戶確實(shí)需要為工作表中空白的區(qū)域預(yù)設(shè)格式，以備將來增加數(shù)據(jù)之用，但一定要使用正確的方法，否則就會(huì)造成大量用不到的區(qū)域被預(yù)設(shè)了格式，徒增文件體積。
如果需要在一行或一列的很大范圍設(shè)置統(tǒng)一的單元格格式，可以選擇整行或整列設(shè)置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨(dú)設(shè)置格式。前者不會(huì)造成文件體積虛增的問題，而后者會(huì)增加文件體積。試驗(yàn)一下在兩個(gè)Excel 文件里面分別對(duì)A1∶A65536 設(shè)置單元格格式和對(duì)A∶A 設(shè)置單元格格式，目的都是為A 列設(shè)置格式，但最終文件的體積相差100 倍以上。
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