wps表格怎么排重
怎么用wps表格制作簡(jiǎn)單的文件排重系統(tǒng)呢,下面學(xué)習(xí)啦小編為大家揭曉。
方法/步驟
1.文件名由于可以隨意改變,且同一文件不同的人命名不一樣,因而不能用文件名進(jìn)行排重,只能用具有唯一性的文件的hash值(哈希值)進(jìn)行排重。hash值計(jì)算小軟件很多,去網(wǎng)上搜索下載一個(gè)即可。如下圖1所示,把需要進(jìn)行管理的文件導(dǎo)入到hash值計(jì)算工具,計(jì)算hash值,把計(jì)算結(jié)果復(fù)制保存下來(lái)備用。
hash值主流有MD5、SHA1和CRC32等,不必每一種都選擇,只需選定一種用以排重即可。由于是管理文件,最好把時(shí)間選項(xiàng)也勾選上,一邊查看文件產(chǎn)生和修改時(shí)間。
2.接著打開(kāi)wps表格,新建一個(gè)表格,調(diào)整A列寬度以適合輸入文件名,把上一步復(fù)制保存下來(lái)的文件信息粘貼到表格的A列,如下圖2所示。
3.選中A列,分別設(shè)置“數(shù)據(jù)”菜單下的子菜單“重復(fù)項(xiàng)”下的“高亮顯示重復(fù)項(xiàng)”和“拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)”兩個(gè)選項(xiàng),如下圖3所示。
4.設(shè)置完了后,我們就可以在表格內(nèi)容里查找重復(fù)文件了,例如下圖4所示,可以看到重復(fù)文件只是文件名不同,大小和MD5值都是相同的,且相同的項(xiàng)背景色高亮顯示,方便我們分辨重復(fù)文件。找到重復(fù)項(xiàng)后,就在表格里刪除一條記錄,一般是保留文件時(shí)間比較早的,以方便管理和追溯文件;同時(shí),對(duì)應(yīng)著刪除重復(fù)的文件。
5.還有的重復(fù)記錄例如下圖5所示,我們無(wú)法在相鄰的記錄里看到另一個(gè)重復(fù)的文件信息,對(duì)于這樣的情況,可以直接刪除當(dāng)前記錄,也可以在“編輯”菜單下的“查找”子菜單(也可以按ctrl+F)進(jìn)行查找,可以選用文件大小或是文件MD5進(jìn)行查找,。不過(guò),MD5字節(jié)比較多,建議選用文件大小進(jìn)行查找,這樣能速度快些,占用電腦系統(tǒng)資源也小。
6.對(duì)于上一步所示的情況,還可以用自動(dòng)篩選,如下圖6所示,選中A列,再單擊“自動(dòng)篩選”按鈕即可。
7.上文中可以看到“大?。?52471”和“MD5:DAED……”等文件信息,就用它們之一進(jìn)行自動(dòng)篩選,MD5值不需要完全記住,只需要記住前四個(gè)字節(jié)即可。如下圖7和8所示,可以快速篩選到重復(fù)的項(xiàng)所在的行,再對(duì)應(yīng)著到相關(guān)的行去查看和刪除即可。
8.做完了重復(fù)記錄和文件刪除操作后,就保存文件,如下圖9所示,以后再有相關(guān)文件需要進(jìn)行管理,直接計(jì)算hash值再粘貼到表格里對(duì)比即可知道改文件跟收藏的文件是否重復(fù)。不管文件來(lái)自哪里,保存在什么地方,只要我們保存了hash值,就能通過(guò)對(duì)比進(jìn)行文件排重,節(jié)省存儲(chǔ)空間,提高管理效率。