2.設(shè)置公式

　　選中J2單元格，輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))。公式表示按A2的學(xué)號在L:M查找并顯示相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，當(dāng)沒找到出錯(cuò)時(shí)顯示為空。在L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3))，公式用于提取K2數(shù)據(jù)左起三位數(shù)并在前面加上2007，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)值。由于同班學(xué)生學(xué)號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們設(shè)置為只輸入學(xué)號的最后三位數(shù)，然后L2公式就會自動為提取的數(shù)字加上學(xué)號前相同的部分“2007”顯示完整學(xué)號，若需要也可設(shè)置為只輸入兩位學(xué)號。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2,4,5))，提取K2數(shù)據(jù)從第4位以后的5個(gè)數(shù)字(即分?jǐn)?shù))并轉(zhuǎn)成數(shù)值。當(dāng)然若學(xué)號后數(shù)字不足5位，電腦也會聰明地只提取實(shí)際那幾位。最后選中J2：L2單元格區(qū)域，拖動其填充柄向下復(fù)制填充出與學(xué)生記錄相同的行數(shù)(圖2)。

　　注：VALUE函數(shù)用于將提取的文本轉(zhuǎn)成數(shù)值。若學(xué)號中有阿拉伯?dāng)?shù)字以外的字符，例：2007-001或LS2007001，則學(xué)號就自動變成了文本格式，此時(shí)L2的公式就不必再轉(zhuǎn)成數(shù)值了應(yīng)該改成="LS2007"&LEFT(K2,3)，否則VALUE函數(shù)會出錯(cuò)。

　　3.預(yù)防輸入錯(cuò)誤

　　大量輸入難免會有輸入錯(cuò)誤的時(shí)候，選中K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口中的條件1下的下拉按鈕選擇“公式”并輸入公式=L1=2007，不進(jìn)行格式設(shè)置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2，設(shè)置公式為=COUNTIF(L: L,L1)>1，單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋為紅色，確定完成設(shè)置(圖3)。

　　這樣當(dāng)在L列中出現(xiàn)兩個(gè)相同學(xué)號時(shí)，就會變成紅色顯示。按前面的公式設(shè)置當(dāng)K列為空時(shí)L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的當(dāng)L1=2007時(shí)不設(shè)置格式，就是為了避開這個(gè)重復(fù)。此外，若擔(dān)心分?jǐn)?shù)輸入錯(cuò)誤，還可再添加一個(gè)條件3,設(shè)置公式為=M1>120，顏色為黃色，即可在輸入的分?jǐn)?shù)超過120時(shí)變成黃色提醒。

　　4.快速錄入成績

　　OK，到此復(fù)雜的設(shè)置已經(jīng)完成了，以后需要輸入成績時(shí)，只要先單擊J1單元格的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標(biāo)題(例：期中)，再選中K2輸入第一個(gè)學(xué)生的學(xué)號和成績00159，回車，后面的L2、M2就會顯示學(xué)生的學(xué)號2007001、分?jǐn)?shù)59，同時(shí)分?jǐn)?shù)會自動填寫到學(xué)號為2007001行的J列單元格。我們只要這樣重復(fù)輸入學(xué)號分?jǐn)?shù)、回車，即可輕松完成全部學(xué)生的成績錄入。在輸入時(shí)如果學(xué)號出現(xiàn)重復(fù)，則輸入的單元格和與其重復(fù)的單元格會同時(shí)以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯(cuò)了(圖4)。由于學(xué)號和成績是按試卷順序輸入的，因此即使輸入錯(cuò)誤你也可以很方便地翻出錯(cuò)誤輸入值所在的試卷校對。

　　全部輸入完成后，再選中J列進(jìn)行復(fù)制，然后選中“期中”成績所在的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出窗口中單擊選中“數(shù)值”單選項(xiàng)，確定將J列分?jǐn)?shù)以數(shù)值方式粘貼到E列就徹底完成了成績錄入。

　　
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