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Excel的自定義格式怎么用

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Excel的自定義格式怎么用

  Excel的自定義格式怎么用?學(xué)習(xí)啦小編為大家總結(jié)了使用Excel2010的技巧,接下來(lái)大家跟著學(xué)習(xí)啦小編一起來(lái)了解下吧。

  使用Excel2010的技巧

  巧用Excel的自定義格式

  一、正負(fù)分明

  如果要求Excel工作表中正數(shù)用“藍(lán)色”顯示,負(fù)數(shù)用“紅色”顯示,可以這么實(shí)現(xiàn):選中所需的單元格區(qū)域,然后打開“單元格格式”對(duì)話框(點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單),單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”框中單擊“自定義”,在“類型”框中鍵入“[藍(lán)色][〉0];[紅色][〈0]”,單擊“確定”按鈕?,F(xiàn)在,Excel就給數(shù)字加上不同的顏色了。

  二、巧加單位

  在Excel工作表中,當(dāng)你需要給數(shù)字加上金額單位(如“萬(wàn)元”)時(shí),選中所需的單元格區(qū)域,然后打開“單元格格式”對(duì)話框,單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”框中單擊“自定義”,在“類型”列表框中鍵入“#"萬(wàn)元"”,單擊“確定”按鈕。

  三、輸入提速

  在你編輯Excel工作表時(shí),可能會(huì)遇到大量重復(fù)數(shù)據(jù)需要錄入的情況。我們可以這么做:選擇需要的單元格區(qū)域,然后打開“單元格格式”對(duì)話框,單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”框中單擊“自定義”,在“類型”框中輸入“☆@炒肉”(“@”是半角字符),單擊“確定”按鈕?,F(xiàn)在,單擊剛才選中的單元格區(qū)域中一個(gè)單元格,并在其中輸入“芹菜”二字,按下回車鍵后,你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn),這個(gè)單元格中出現(xiàn)的是“☆芹菜炒肉”。

  Excel文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件的相互轉(zhuǎn)化

  Excel在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單計(jì)算和打印設(shè)置方面比較體貼用戶,而Foxpro在利用編程對(duì)數(shù)據(jù)處理時(shí)就很方便了,如果能把兩者結(jié)合起來(lái)使用,會(huì)給我們的工作帶來(lái)更多的方便。

  1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件轉(zhuǎn)化為Excel文件

  運(yùn)行Excel程序,執(zhí)行“文件”下的“打開”命令,在查找范圍中找出存數(shù)據(jù)庫(kù)文件的文件夾,在文件類型的列表框中選“dBase 文件(*.dbf)”,選中要打開的數(shù)據(jù)庫(kù)文件,單擊“打開”。如果打不開,出現(xiàn)“不可識(shí)別的文件格式”的提示時(shí),說(shuō)明此數(shù)據(jù)庫(kù)文件版本較高,請(qǐng)用如下方法:運(yùn)行Foxpro程序,打開要轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)文件,然后選擇“文件”下的“導(dǎo)出”命令,在類型中選中Excel類型,然后輸入或選擇保存的文件夾及文件名,若單擊“設(shè)置”可選本數(shù)據(jù)庫(kù)中一部分內(nèi)容轉(zhuǎn)成Excel文件,或在命令窗口中輸入“COPY TO"目標(biāo)文件的路徑\導(dǎo)出的文件.xls" TYPE XLs”復(fù)制轉(zhuǎn)化為Excel文件。

  2、Excel文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫(kù)文件

  運(yùn)行Excel程序,執(zhí)行“文件”下的“另存為”命令,在保存類型的列表框中選“dBase 文件(*.dbf)”,單擊“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“導(dǎo)入”命令將Excel文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫(kù)文件。

  隱藏Excel單元格內(nèi)容

  1. 隱藏單元格內(nèi)容

  選擇要隱藏的單元格區(qū)域,在“格式”菜單中單擊“單元格”,單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”框中,單擊“自定義”,然后在“類型”框中鍵入三個(gè)半角的分號(hào)“;;;”。單擊“確定”按鈕。

  此時(shí),這些單元格中的內(nèi)容將不會(huì)顯示在工作表中的單元格中,但當(dāng)你單擊某個(gè)單元格后,編輯欄中將會(huì)顯示其內(nèi)容。如果希望在編輯欄中也不顯示其內(nèi)容,請(qǐng)繼續(xù)下面的操作。

  2. 隱藏編輯欄內(nèi)容

  再次選擇要隱藏的單元格區(qū)域,在“格式”菜單中單擊“單元格”,單擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡,選中“隱藏”復(fù)選框,單擊“確定”按鈕。接著在“工具”菜單中選擇“保護(hù)”子菜單,單擊“保護(hù)工作表”,然后選中“保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”復(fù)選框,還可以在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”框中鍵入密碼。單擊“確定”按鈕。

  以后,如果需要在編輯欄中顯示這些單元格的內(nèi)容,請(qǐng)?jiān)?ldquo;工具”菜單中選擇“保護(hù)”子菜單,單擊“撤消工作表保護(hù)”;要在單元格中顯示其內(nèi)容,請(qǐng)刪除設(shè)置單元格格式時(shí)在“類型”框中自定義的“;;;”符號(hào)即可。

  在Excel中快速輸入特定文本的技巧

  因工作的需要,我經(jīng)常用Excel 2000來(lái)處理大量的表格,常常要輸入一些特定的文本(如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的名稱、施工企業(yè)的名稱等),為了準(zhǔn)確、統(tǒng)一、快速地輸入這些特定文本,我摸索出了幾個(gè)好方法。

  1、自動(dòng)更正法

  選擇“工具→自動(dòng)更正”命令,打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框,在“替換”下面填入“G300”,在“替換為”下面填入“《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”(不含引號(hào)),然后按“確定”按鈕。以后只要在單元格中輸入“G300”及后續(xù)文本(或按“Enter”鍵)后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”。

  小提示:

 ?、倌憧梢砸勒丈鲜龇椒▽⒂嘘P(guān)文本一條一條定義好,方便以后使用;

 ?、谠贓xcel中定義好的自動(dòng)更正詞條在Office系列其他應(yīng)用程序(如Word、PowerPoint)中同樣可以使用;

 ?、廴绻_實(shí)需要輸入文本“G300”時(shí),你可以先輸入“G3000”及后面的文本,然后刪除一個(gè)“0”即可。

  2、查找替換法

  有時(shí)候我們要在多個(gè)單元格中輸入相同的文本,特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)(如※),非常麻煩,這時(shí)我們可以用“替換”的方法來(lái)進(jìn)行:

  先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母(如X,但要注意的是,該字母不能與單元格中需要的字母相同,也可以選擇其他的特殊字符),等表格制作完成后,用“編輯→替換”命令(或直接按Ctrl+H快捷鍵),打開“替換”對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,在“替換值”下面的方框中輸入“※”,將“單元格匹配”前面的“∨”號(hào)去掉(否則會(huì)無(wú)法替換),然后按“替換全部”按鈕即可。

  小提示:

  在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)左鍵選定多個(gè)不連續(xù)的單元格(或區(qū)域),輸入文本(如※),然后按下“Ctrl+Enter”鍵,也可將該文本同時(shí)輸入上述選定的單元格中。

  3、函數(shù)合并法

  我經(jīng)常需要輸入一些施工企業(yè)的名稱(如“某某市第九建筑安裝工程公司”、“某某市華夏建筑安裝工程公司”等),這些文本大同小異,我通常用 Excel中的CONCATENATE函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)這些特定文本的輸入:

  假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2單元格),我們先在Sheet2工作表中的兩個(gè)單元格(如A1和B1)中分別輸入文本“某某市”和“建筑安裝工程公司”,然后在Sheet1的D2單元格中輸入公式:=CONCATENATE(Sheet2!$A class="main">

Excel的自定義格式怎么用

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  4、剪貼板法

  由于Office 2000中的多重剪貼板一次可以保存12條內(nèi)容,可以利用這一功能反復(fù)輸入一些特定的文本。

 ?、儆?ldquo;視圖→工具欄→剪貼板”命令,打開“剪貼板”工具欄。

  ②將特定的短語(yǔ)(如“《中華人民共和國(guó)建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等)分別輸入到不同單元格中,然后一個(gè)一個(gè)地選中,用“復(fù)制”命令將它們逐條加到“剪貼板”中。

 ?、垡院竽骋粏卧裰行枰鲜龆陶Z(yǔ)時(shí),單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語(yǔ)的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語(yǔ)。

  小提示:

  ①如果短語(yǔ)較多,記不清某條短語(yǔ)在“剪貼板”上的具體位置也沒(méi)關(guān)系,當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語(yǔ)時(shí),在左下方即可完整地顯示出該短語(yǔ),點(diǎn)擊你需要的短語(yǔ)即可;

 ?、贠ffice XP中的多重剪貼板中最多可以容納24條剪貼信息,如果大家需要容納更多的剪貼信息,可以使用第三方的剪貼板工具,如ClipMate等。

  5、選擇列表法

  如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過(guò),且該列中沒(méi)有空單元格,我們就可以右擊下面的單元格,選“選擇列表”選項(xiàng),則上面輸入過(guò)的文本以下拉菜單形式出現(xiàn),用左鍵選中你需要的文本,即可將其快速輸入到選定的單元格中。

  6、格式定義法

  有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位(如“萬(wàn)元”等),少量的我們可以直接輸入,而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們通過(guò)“自定義”單元格格式的方法來(lái)達(dá)到自動(dòng)給數(shù)值添加單位的目的:我們選中需要添加單位的單元格,選擇“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對(duì)話框,在“數(shù)字”卡片中,選中“分類”下面的“自定義”選項(xiàng),再在“類型”下面的方框中輸入“#平方米”,按下“確定”按鈕,以后在上述單元格中輸入數(shù)值(注意使用此法僅限于數(shù)值!)后,單元(本例為“平方米”)會(huì)自動(dòng)加在數(shù)值的后面。

  說(shuō)了這么多,我們都是以Excel 2000為例進(jìn)行介紹的,其實(shí),經(jīng)過(guò)我們的試用發(fā)現(xiàn),在Excel XP中使用起來(lái)方法幾乎完全一樣,大家可以放心使用。

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