Outlook自動(dòng)回復(fù)設(shè)置方法
Outlook自動(dòng)回復(fù)設(shè)置方法
如果你每天都會(huì)接收到大量的各式郵件，其中更有一些是上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)來(lái)的重要郵件，這些不僅要及時(shí)答復(fù)，而且還需要將這些郵件及時(shí)備份起來(lái)。接下來(lái)是小編為大家收集的Outlook自動(dòng)回復(fù)設(shè)置方法，希望能幫到大家。
Outlook自動(dòng)回復(fù)設(shè)置方法
【解題思路】
對(duì)辦公一族來(lái)說(shuō)，郵件處理一般要用Outlook。新版Outlook 2013的“快速步驟”，提高了郵件處理的智能化，可以完美解決上述問(wèn)題。
啟動(dòng)Outlook 2013，切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，可以發(fā)現(xiàn)“快速步驟”功能組，這里已經(jīng)提供了移至、給經(jīng)理、工作組電子郵件、答復(fù)和刪除、新建等功能按鈕，可以直接調(diào)用已有的快速步驟，也可以自行設(shè)計(jì)。
【解題方法】
根據(jù)挑戰(zhàn)題描述，既要對(duì)重要郵件快速自動(dòng)答復(fù)，同時(shí)又要將這些郵件自動(dòng)轉(zhuǎn)移到某一專(zhuān)用的郵件夾，可以設(shè)計(jì)一個(gè)名為“自動(dòng)答復(fù)并轉(zhuǎn)移”的快速步驟。
在“管理快速步驟”功能組點(diǎn)擊“新建”按鈕，或者在“新建快速步驟”菜單下選擇“自定義”，打開(kāi)“編輯快速步驟”對(duì)話(huà)框，在這里可以對(duì)默認(rèn)的步驟名稱(chēng)進(jìn)行重命名，例如命名為“自動(dòng)答復(fù)并轉(zhuǎn)移”。
在“選擇一個(gè)操作”下拉列表框選擇一個(gè)操作。本例在“響應(yīng)”小節(jié)下選擇“答復(fù)”，考慮到自動(dòng)答復(fù)郵件的需要，這里還需要單擊下面的“顯示選項(xiàng)”鏈接，對(duì)答復(fù)的主題和內(nèi)容進(jìn)行事先設(shè)置，這樣可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)答復(fù)，還可以對(duì)郵件的標(biāo)志、重要性進(jìn)行設(shè)置。
由于在自動(dòng)答復(fù)的同時(shí)，還需要將郵件轉(zhuǎn)移到某個(gè)專(zhuān)用的郵件夾，因此繼續(xù)單擊“添加操作”按鈕，在“選擇一個(gè)操作”下拉列表框選擇“移至文件夾”，指定需要轉(zhuǎn)移到的文件夾，例如“領(lǐng)導(dǎo)郵件”郵件夾。如果還有其他需要，可以繼續(xù)單擊“添加操作”按鈕。最后，檢查無(wú)誤之后，也可以考慮設(shè)置一個(gè)快捷鍵。
以后，每當(dāng)接收到重要郵件，只要點(diǎn)擊“快速步驟”功能組的“自動(dòng)答復(fù)并轉(zhuǎn)移”按鈕，此時(shí)會(huì)自動(dòng)打開(kāi)答復(fù)窗口，可以看到答復(fù)主題和答復(fù)內(nèi)容都已經(jīng)自動(dòng)輸入(圖4)，直接點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，不僅會(huì)自動(dòng)完成郵件的答復(fù)和發(fā)送，而且在發(fā)送郵件之后，原來(lái)的郵件也會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)移到“領(lǐng)導(dǎo)郵件”郵件夾，輕松多了吧。
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