簡述企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理(2)
簡述企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理
財(cái)務(wù)管理：對加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的建議
對加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的建議一、加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理
1.設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬
企業(yè)為加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的管理，在總分類賬的基礎(chǔ)上，又按信用客戶的名稱設(shè)置明細(xì)分類賬，來詳細(xì)地、序時(shí)地記載與各信用客戶的往來情況。
會計(jì)的作用在于提供與決策相關(guān)的信息，應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬在應(yīng)收賬款的管理上正是充當(dāng)了這一角色。但是，決策的正確與否，還將取決于信息的相關(guān)性、可靠性、及時(shí)性和完整性等特征。所以，對于應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬的設(shè)置與登記通常應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)全部賒銷業(yè)務(wù)都應(yīng)正確、及時(shí)、詳細(xì)登入有關(guān)客戶的明細(xì)分類賬，隨時(shí)反映每個(gè)客戶的賒欠情況，根據(jù)需要還可設(shè)置銷貨特種日記賬以反映賒銷情況;
(2)賒銷業(yè)務(wù)的全過程應(yīng)分工執(zhí)掌，如登記明細(xì)賬、填制賒欠客戶的賒欠賬單、向賒欠客戶交送或郵寄賬單和處理客戶收入的現(xiàn)金等，都應(yīng)分派專人負(fù)責(zé);
(3)明細(xì)賬應(yīng)定期同總賬核對。
對于影響應(yīng)收賬款收回金額的因素通常有：(1)銷售折扣中的現(xiàn)金折扣;(2)銷貨退回與折讓;(3)銷貨運(yùn)費(fèi)歸誰負(fù)擔(dān);(4)壞賬因素。這四方面的資料都將在應(yīng)收賬款明細(xì)賬與銷貨日記賬中得到詳細(xì)的記錄。對于這些情況的掌握，不光對維護(hù)應(yīng)收賬款的完整性有利，而且還利于企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營的控制，提高產(chǎn)品質(zhì)量，改善企業(yè)的生存環(huán)境。比如第二個(gè)因素，我們通過大量的退貨與折讓的信息可了解到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量如何，客戶的消費(fèi)偏好如何，客戶對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、包裝、外觀及功能有些什么樣喜好等。第三個(gè)因素是客觀的，第一、第四個(gè)因素將在以下管理方法中進(jìn)行闡述。
2.設(shè)置專門的賒銷和征信部門
應(yīng)收賬款收回?cái)?shù)額的多寡及時(shí)間的長短取決于客戶的信用。壞賬將造成損失，收賬期過長將削弱應(yīng)收賬款的流動性。所以，企業(yè)應(yīng)設(shè)置賒銷和征信部門，專門對客戶的信用進(jìn)行調(diào)查，并向?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行信用評級的征信機(jī)構(gòu)取得信息，以便確定要求賒購客戶的信用狀況及付款能力。企業(yè)的賒銷和征信部門在應(yīng)收賬款管理中的職能是：
(1)對客戶的信用狀況進(jìn)行評級;
(2)批準(zhǔn)賒銷的對象及規(guī)模，未經(jīng)批準(zhǔn)，企業(yè)的其他部門及人員一般無權(quán)同意賒銷;
(3)負(fù)責(zé)賒銷賬款的及時(shí)催收，加速資金周轉(zhuǎn)。一般對賬款的催收期限不能間隔太長，因?yàn)樵诜缮咸L的期限可能暗示債權(quán)的放棄。
賒銷和征信部門對客戶信用狀況的評級，其信息來源除了向?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行信用評級的征信機(jī)構(gòu)取得外，另一個(gè)重要的來源應(yīng)該是明細(xì)賬和銷貨日記薄。對于這兩本賬薄進(jìn)行分析的一個(gè)重要方法就是采用賬齡分析法，因?yàn)閼?yīng)收賬款賬戶余額隨著年齡的增加，最終收款的前景就越暗淡，這也是銷貨折扣被廣泛采納的重要原因。將應(yīng)收賬款各客戶的余額按賬齡的長短進(jìn)行分類的表我們稱之為賬齡法，我們除了可以利用賬齡表來估計(jì)可能發(fā)生的壞賬比例外，賬齡表還有另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，那就是它能使經(jīng)理人員對各個(gè)客戶的信用做出特殊的判斷。
3.實(shí)行嚴(yán)格的壞賬核銷制度
應(yīng)收賬款因賒銷而存在，所以，應(yīng)收賬款從產(chǎn)生的那一天起就冒著可能收不回來的風(fēng)險(xiǎn)，即發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，可以說壞賬是賒銷的必然結(jié)果。對于整個(gè)賒銷而言，我們可以將個(gè)別壞賬理解為賒銷費(fèi)用，為了縮小企業(yè)的損失，根據(jù)配比原則，發(fā)生的壞賬應(yīng)同收益進(jìn)行配比，從收益中扣除，從而列示企業(yè)的實(shí)有資產(chǎn)，同時(shí)不虛夸所有者權(quán)益及收益，這也是謹(jǐn)慎性原則的要求。
企業(yè)對壞賬的處理有直接核銷法和備抵法兩種，比較而言，備抵法更符合配比原則與謹(jǐn)慎性原則，因而受到青睞。備抵法又分為賒銷百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法和賬齡分析法，三者各有優(yōu)缺點(diǎn)，對這些方法，不同的人有不同的偏好。而實(shí)行嚴(yán)格的壞賬核銷制度，不以方法的采用而區(qū)分，它主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：
(1)準(zhǔn)確地判斷是否為壞賬，壞賬的核銷至少應(yīng)經(jīng)兩人之手。準(zhǔn)備地判斷壞賬及其多寡并不是一件容易的事情，而兩人以上的經(jīng)手為防止舞弊提供可能。如某位銷售員對已收回的應(yīng)收賬款裝入自己的口袋而向上級申報(bào)為壞賬。
(2)在應(yīng)收賬款明細(xì)賬中應(yīng)清晰地記載壞賬的核銷，對已核銷的壞賬仍要進(jìn)行專門的管理，只要債務(wù)人不是死亡或破產(chǎn)，只要還有一線希望，我們都不能放棄。同時(shí)還為以后的核對及審查留下信息。
(3)對已核銷的壞賬又重新收回要進(jìn)行嚴(yán)格的會計(jì)處理，先做重現(xiàn)應(yīng)收賬款的會計(jì)分錄，后做收款的會計(jì)處理。這樣做有利于管理人員掌握信息：客戶希望重塑良好形象的愿望。
二、實(shí)行嚴(yán)格的內(nèi)審和內(nèi)部控制制度
應(yīng)收賬款收回?cái)?shù)額及期限是否如實(shí)關(guān)系到企業(yè)流動資金的狀況、企業(yè)生產(chǎn)的決策、信用客戶的形象和內(nèi)部控制對貪污及挪用企業(yè)款項(xiàng)的抵制等。因此，為維護(hù)資金的安全運(yùn)行，對應(yīng)收賬款應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的內(nèi)審和內(nèi)部控制制度，其內(nèi)容包括：
1.可靠的人事和明確的責(zé)任。要想進(jìn)行成功的控制，最重要的一個(gè)因素就是人的因素。不合格和不誠實(shí)的員工會削弱一個(gè)系統(tǒng)的作用。雇用、訓(xùn)練、激勵(lì)和管理員工是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。必須視個(gè)人的能力、興趣、經(jīng)驗(yàn)和可靠程度的不同，分別授予他們權(quán)利、責(zé)任、和義務(wù)。責(zé)任意味著將任何一項(xiàng)行為都盡可能地追溯到底，這樣，其結(jié)果就同個(gè)人聯(lián)系在一起了。將責(zé)任固定下來，還可對雇員產(chǎn)生心理影響，促使他們不得不小心行事和注重效率。
2.責(zé)任分離與崗位替換。分離責(zé)任不僅有助于保證精確地編制數(shù)據(jù)，還限制了需要兩人或多人合伙才能舞弊的機(jī)會，這是一個(gè)異常重要而又經(jīng)常被人忽視的要素。崗位的替換可以帶來兩個(gè)好處：第一，它保證至少有兩名雇員知道做同一樣的工作，這樣，當(dāng)其中一個(gè)因故不能出勤時(shí)，另一人能及時(shí)補(bǔ)上;第二，采用輪換制度可以預(yù)防舞弊行為的發(fā)生，因?yàn)楫?dāng)替補(bǔ)人員接替工作時(shí)可以很容易地發(fā)現(xiàn)前任的不軌行為。
3.壞賬核銷憑證完備，要有完整的程序。壞賬的核銷要有依據(jù)，對于永久性壞賬的核銷要有客觀的媒體報(bào)道，象債務(wù)人的死亡或破產(chǎn)。對于估計(jì)的長期無法收回的壞賬，核銷后應(yīng)專門登記，并仍然要派專人負(fù)責(zé)進(jìn)行催收，定期核對，避免貪污行為的發(fā)生。
4.對賒銷的權(quán)限進(jìn)行監(jiān)督。賒銷及征信部門有權(quán)決定賒銷的對象及數(shù)量，但決定必須建立在對信用資料分析的基礎(chǔ)之上，而且，其權(quán)力屬于全部門，個(gè)人的權(quán)利不能凌架于集體之上。
三、合理地使用銷售折扣
商業(yè)信用的采用產(chǎn)生了應(yīng)收賬款，應(yīng)收賬款是企業(yè)擁有的，經(jīng)過一定期間才能收回的債權(quán)。作為一項(xiàng)流動資產(chǎn)，它具有或有的特性。因此，在銷售的時(shí)候我們會毫不猶豫地選擇現(xiàn)銷。然而，在前面的闡述中我們也談到了企業(yè)也將不得不接受賒銷，所以，為鼓勵(lì)客戶及時(shí)付款或者是盡可能早地付款，我們選擇了銷售折扣這一手段。
銷售折扣的確會減少應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)，但是，在使用中我們還應(yīng)注意使用的對象(客戶)、使用的方式和提供折扣的范圍，否則，銷售折扣就不能靠近我們所希望的結(jié)果。比如，現(xiàn)金折扣一般不用于普通客戶，而商業(yè)折扣盡量少用于賒銷方式。
四、充分利用應(yīng)收賬款進(jìn)行融資
應(yīng)收賬款的持有一般不會增值，若考慮貨幣的時(shí)間價(jià)值，它的持有將會造成損失。因此，叵能充分利用應(yīng)收賬款，使其增值，為企業(yè)帶來效益，將是一件重要的而且會是一件很有意義的事情。
應(yīng)收賬款可以通過抵借或讓售獲得資金，用于生產(chǎn)的再循環(huán)。通常應(yīng)收賬款的讓售對客戶的信用級別要求很高，這種款項(xiàng)發(fā)生壞賬的可能性很小。而應(yīng)收賬款的抵借，則會形成企業(yè)的或有負(fù)債。盡管如此，這兩種方法都可使企業(yè)提前獲得資金用于周轉(zhuǎn)而獲得效益，但是，利用這兩種方式進(jìn)行融資時(shí)，一定要注意效益大于成本的原則，即提前使用資金增加的收益應(yīng)大于提前使用這筆資金的成本，否則，這兩種方法是不能使用的。
五、準(zhǔn)確地使用法律武器
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動受法律的約束，同時(shí)，法律也會保護(hù)企業(yè)合法的經(jīng)濟(jì)活動，所以，維護(hù)應(yīng)收賬款的完整，我們不能離開法律這一有效的武器。首先，應(yīng)規(guī)范銷售合同。銷售部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門和法律部門共同制定銷售合同，完善合同的內(nèi)容，明確各方的責(zé)任和義務(wù)，尤其是違約條款的相關(guān)規(guī)定等，以避免日后糾紛。對于信用級別較低的客戶，可以采用有擔(dān)保銷售和不賒銷。其次，定期對賬催賬后要取得具有法律效力的書面文件，避免口頭承諾。最后，對于陷入債務(wù)危機(jī)的客戶，如其沒有發(fā)展?jié)摿Γ瑧?yīng)及時(shí)啟動債權(quán)人申請破產(chǎn)程序，以減少損失;如其有發(fā)展?jié)摿?，?yīng)合理有效地利用債務(wù)重組等方式，以挽救自己的損失。
如：1996 年某公司曾向內(nèi)蒙古烏海某公司出售鐵路貨車兩列，共計(jì)100輛，價(jià)值1400余萬元，當(dāng)時(shí)在合同中明確了分期付款的進(jìn)度并約定：“貨款未全部付清前，產(chǎn)權(quán)仍歸該公司所有。”至1999年底，烏海公司尚欠該公司貨款500余萬元未付清，烏海公司因其他經(jīng)濟(jì)糾紛被訴，內(nèi)蒙古高級人民法院查封了該兩列鐵路貨車，該公司在得知這一情況后，迅速向內(nèi)蒙古高級人民法院去函，說明情況。并正式以產(chǎn)權(quán)人的身份對其查封裁定提出異議。后又多次去人去函聯(lián)系，據(jù)理力爭。經(jīng)過多方努力，終于在2000年下半年內(nèi)蒙古高級人民法院撤消了對該兩列自備車的查封裁定，解除了對自備車的查封。公司抓住機(jī)會，及時(shí)與烏海公司協(xié)商，以合理的價(jià)格收回其中一列共50輛車的所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)，以批項(xiàng)貨款500萬元。并根據(jù)當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，很快在內(nèi)蒙古當(dāng)?shù)爻鲎饨o另外一家公司運(yùn)營，至今已累計(jì)收回租金300余萬元，租憑合同目前尚在繼續(xù)履行。這一成功的案例充分說明，如果在合同中作了明確的產(chǎn)權(quán)約定，債權(quán)的實(shí)現(xiàn)就有了較為可靠的保障，并且還可視具體情況將產(chǎn)品收回再利用，使其能夠創(chuàng)造出新的價(jià)值，有時(shí)甚至可以實(shí)現(xiàn)比單純銷售產(chǎn)品更高的收益。
另外，保理業(yè)務(wù)是一種集融資、結(jié)算、賬務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)擔(dān)保于一體的綜合性服務(wù)業(yè)務(wù)，對于銷售企業(yè)來說，也能使企業(yè)免除應(yīng)收賬款管理的麻煩，提高企業(yè)的競爭力。
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