公司文件的管理有什么方法
公司文件的管理有什么方法
公司的文件是很重要的，一定要做好管理，這現(xiàn)在最常見的公司文件管理方法是什么？公司文件的管理方法由小編來為大家介紹。
企業(yè)常用文檔管理辦法：需加強安全措施
不管是什么類型和什么規(guī)模的企業(yè)，每天所面臨的挑戰(zhàn)就是如何使經(jīng)營業(yè)績最大化和進行有效的成本管理。這其中就包含企業(yè)的文檔管理，敏捷科技總結(jié)出一個公司正常管理公司文件的辦法，公司文件發(fā)放、存檔管理辦法大致如下：
1、公司各職能部門設有專人負責文件的發(fā)放、存檔工作。
2、文件起草打印完畢，需經(jīng)本部門主管審核簽字，報公司總經(jīng)理審批簽字后，方可下發(fā)。
3、建立文件發(fā)放登記表，登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時間及各部門、收件人等內(nèi)容。
4、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表，由各部門收件人簽字后領取文件。
5、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。
6、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據(jù)文號編排順序放入文件夾。
7、每月對文件夾內(nèi)的文件進行整理，如有遺漏，盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補齊。
8、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊，存入文件柜備查。
9、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊，存入文件柜中，在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。
10、凡借閱重要文件者，經(jīng)部門負責人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續(xù)。
11、借閱文件要按時歸還，撤消借條。
12、對于重復、過時和無保存價值的文件，經(jīng)部門主管審核同意，報辦公室粉碎銷毀。
這種流程聽起來好像是有條有理，但是肯定很多人沒有意識到，在你關注其它事情的時候，自己可能已經(jīng)丟失了最寶貴的財富之一，這就是你的公司數(shù)據(jù)信息。
數(shù)據(jù)安全管理是企業(yè)的主要關注點，因為很多中小型企業(yè)還沒有完全意識到數(shù)據(jù)丟失所會帶來的風險和對于企業(yè)將會造成何等嚴重的損失，僅僅企業(yè)數(shù)據(jù)丟失就可能導致公司20%到25%的總利潤虧損!
所以企業(yè)需要使用一套能保護數(shù)據(jù)的文檔管理系統(tǒng)，敏捷科技的電子文檔管理系統(tǒng)Agile DM，為企業(yè)搭建了一個電子文檔集中管理的平臺，具有批量上傳、安全控制、安全下載、版本管理、日志審計、在線協(xié)作等功能，滿足企業(yè)日常文檔管理中的各種需求，能夠極大的提升員工工作效率、提高文檔安全性。
保護你的數(shù)據(jù)就是保護你的商業(yè)信譽。當然，你把這么多的精力放在市場之外是希望能夠保證你的聲譽永遠不會被玷污，數(shù)據(jù)安全管理解決方案不僅可以幫助你采取抵制數(shù)據(jù)泄露的措施，還可以保護你的企業(yè)身份免受信譽困擾，更重要是的，可以讓你的企業(yè)避免遭受巨額潛在的經(jīng)濟損失。這難道不是一個明智之舉嗎?所以一個企業(yè)文檔管理軟件是重中之重，是提高企業(yè)效率，縮小人力成本的一個方案!
如何電腦文件管理
在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的文件真正管理起來，會為自己日后省下更多的時間。
文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什么文件時，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅持下來，形成習慣。
第一招 發(fā)揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在c盤，在重裝系統(tǒng)時可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp，則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用windows 9x，則需要手工將c：\my documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數(shù)據(jù)。
第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當多的it自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學工作、班主任工作建立文件夾，
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。
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