怎樣做好企業(yè)行政管理
怎樣做好企業(yè)行政管理
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。一起來看看下面學(xué)習(xí)啦小編為你帶來的“怎樣做好企業(yè)行政管理”，這其中也許就有你需要的。
怎樣做好行政管理工作
企業(yè)要發(fā)展，要做大，必須有一個英明的決策層，制定高遠的企業(yè)發(fā)展方向和計劃;必須有一個堅實能干的團隊，堅決貫徹執(zhí)行決策層領(lǐng)導(dǎo)制定的各項企業(yè)發(fā)展計劃。企業(yè)在運作過程中如同一個轉(zhuǎn)動的車輪，所有零部件必須嚴密結(jié)合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑的快，跑的穩(wěn);才不會在跑動的過程中散架。而行政管理工作就好比潤滑油，適量的潤滑可以使車輪跑的更輕、更穩(wěn)、更快。
一、企業(yè)行政管理的概念和意義
企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財產(chǎn)會計管理四個方面;狹義上指以行政部為主，負責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務(wù)。
二、對做好企業(yè)行政管理的幾點認識
1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務(wù)、會后工作;其他事務(wù)視各公司具體情況而定。
2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關(guān)等等。在傳達精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時，務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應(yīng)能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，并即時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規(guī)定;社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化;市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購、庫存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。
4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業(yè)文化的建設(shè)包括四個方面，需要全體員工的參與。(1)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標，更要有遠期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結(jié)構(gòu)，并制定近、遠期戰(zhàn)略目標。從而形成一個完善的團結(jié)的團隊。(2)建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果。任何人員能上能下。(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時，注重提供給員工在再學(xué)習(xí)機會?？梢蚤_展相應(yīng)的活動讓員工進行職業(yè)生涯設(shè)計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。
5、踏踏實實地去執(zhí)行。完善成熟的制度有了，即定目標有了，關(guān)鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注意：(1)什么事情該做，該怎么做。(2)如何更好更快完成該做的事情。(3)清除所有障礙。(4)形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工。
行政管理怎樣做更好
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。
企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能;其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。行政部門還必須在“管理“、“協(xié)調(diào)“和“服務(wù)“三方面再上一個檔次，才算是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。
從“管理“方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手“，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀“。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者;換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好、再上一個檔次。 從“協(xié)調(diào)“方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足;也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。
從“服務(wù)“上說，行政部門要甘當幕后英雄的角色。因為行政服務(wù)干得再出色，畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的“中心“。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。
行政管理的理想境界應(yīng)該是“潤物細無聲“。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應(yīng)該象一部自動化程度很高的機器，這頭原料(任務(wù))進去，那頭成品(結(jié)果)出來;其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)，切忌為自己評功擺好，四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的支配權(quán)只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變成“門難進，臉難看，事難辦“的官府衙門。管理是要執(zhí)行制度的;但執(zhí)行制度也是一門藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質(zhì)人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。
各企業(yè)行政部定位不同，工作內(nèi)容也不相同
例如：一家外企集團中國區(qū)行政部，下屬有二十多家子公司，工作內(nèi)容主要包括以下：
1.中國區(qū)總部辦公室管理
2.中國區(qū)總部與集團總部信息溝通
3.辦公文具\設(shè)備的采購和管理
4.車輛的管理
5.電話的管理
6.指導(dǎo)和督促子公司安全生產(chǎn)管理
7.對子公司行政部門進行考核
8.企業(yè)文化管理(公司月刊)
9.各子公司行政費用監(jiān)控(宿舍\食堂\文具\水電費等行政報表)
10.統(tǒng)籌各子公司財產(chǎn)保險和意外傷害保險等商業(yè)保險辦理
11.固定資產(chǎn)的管理
12.公文管理(公司及行政發(fā)文的擬稿和發(fā)行工作)
13.各子公司印章及證照使用的監(jiān)督(每季度報表)
14.預(yù)訂機票\酒店的管理
15.新成立注冊公司(注銷)的辦理
16.名片的管理
17.保安的管理
18.公司大型會議及活動的籌劃
19.到各子公司進行督導(dǎo)和檢查工作
20.負責(zé)對子公司行政經(jīng)理(主管)進行培訓(xùn)及工作指導(dǎo)
21.及時解決各職能部門或子公司的行政問題
22.各子公司工作匯報的收集和整理
23.對外相關(guān)單位的公關(guān)和關(guān)系維護
24.寫字樓租金\水電費\管理費\宿舍的管理
再來談行政助理又是做些什么呢
行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。
1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作
2、協(xié)助審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理
3、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行
4、參與公司績效管理、考勤等工作
5、獎懲辦法的執(zhí)行
6、協(xié)助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)
7、會務(wù)安排：做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作
8、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞
9、參與公司行政、采購事務(wù)管理
10、負責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作
11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作
12、 對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作
13、 協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織與安排，節(jié)假日慰問等
14、 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作
公司行政部工作流程
具體流程:1.各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求(內(nèi)容具體翔實、理由充分)，經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見(調(diào)撥或購買)。3.如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施;4.如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定”(蘇股財字〖02〗第003號)有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。5.采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查;固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。
八、午餐飯票1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。2.每月30-31日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3.每月1-2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負責(zé)。客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認。5.非正式員工(實習(xí)生等)領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領(lǐng)用飯票。
九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表(內(nèi)容具體詳實)，部門經(jīng)理簽字確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票費、退房費等。4、費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。5、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2～3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1～2天)。6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。
十、禮品1、禮品由行政部負責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單(見附表2)領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經(jīng)理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
十一、宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋(長、短)、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關(guān)處罰。
十二、會議管理1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。2.會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等(見附表3)，便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4.會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收設(shè)備。5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。 十三、車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應(yīng)認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前2—3天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。5、車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時(指不正常)應(yīng)送請調(diào)整修理。7、公司車輛內(nèi)部使用費用如下:①市內(nèi)用車：普通轎車里程費1.5元/公里;面包車里程費2元/公里。等候計費：等候時間在半小時內(nèi)，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。②長途用車：普通轎車里程費1.0元/公里;面包車里程費2元/公里。直接費用(如汽油費、過橋過路費、停車費等)，由各用車部門自理。③各部門車輛使用費每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部。
十四、設(shè)備維修流程1.報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員;2.部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫《設(shè)備報修單》(提供設(shè)備編號和故障現(xiàn)象)，部門經(jīng)理批準后送交行政部;3.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修;4.通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用;5.機器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用;6.涉及到的維修費用，由各部門承擔(dān)。
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7.行政管理基本知識