高職院校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)
高等職業(yè)教育經(jīng)過十幾年的發(fā)展,數(shù)量上已占據(jù)了我國高等教育的半壁江山。那么高校財(cái)務(wù)管理信息化是怎么樣的呢?下面跟著學(xué)習(xí)啦小編一起來分析高職院校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。
高職院校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)意義
1.有利于高職院校財(cái)務(wù)管理的改革與創(chuàng)新
高職院校財(cái)務(wù)管理信息化不是簡(jiǎn)單地把計(jì)算機(jī)技術(shù)嫁接到傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理上來,也不是單純的會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用,而是計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的綜合運(yùn)用,其基本理念是以“會(huì)計(jì)核算為基礎(chǔ),財(cái)務(wù)管理為核心,資金流控制為重點(diǎn),現(xiàn)代技術(shù)為手段”,其實(shí)質(zhì)是借助信息技術(shù)對(duì)學(xué)校的人、財(cái)、物等資源在管理理念、管理體制和運(yùn)行機(jī)制、工作方式和信息應(yīng)用等方面進(jìn)行的一次創(chuàng)新和變革,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理向交互式、網(wǎng)絡(luò)化的扁平管理體系轉(zhuǎn)變。
實(shí)現(xiàn)了全校財(cái)務(wù)信息資源的高度集成和共享,通過實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息反饋,做到管理、監(jiān)控、信息到位,達(dá)到強(qiáng)化預(yù)算管理、資金監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)控制的作用。
2.有利于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的交流與共享
實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化,有利于實(shí)現(xiàn)三個(gè)層面的數(shù)據(jù)交流與共享,一是校園內(nèi)人、財(cái)、物的基本數(shù)據(jù)信息可以多系統(tǒng)共享,如教師與學(xué)生的基本數(shù)據(jù)信息,可以被財(cái)務(wù)、人事、教學(xué)、學(xué)生、圖書館等各個(gè)系統(tǒng)所共享。二是財(cái)務(wù)信息的交流與共享,通過網(wǎng)絡(luò)和WEB系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)集中處理和存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的多個(gè)用戶“共享”,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的檢索和采集,可以及時(shí)讓廣大教職員工了解學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況,為教育和科研活動(dòng)提供信息和資源的支持。三是校園內(nèi)外財(cái)務(wù)信息的交流與共享,通過網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口與界面,可以與其他高校以及校園外的部門和機(jī)構(gòu),如財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)、銀行等的系統(tǒng)相連,根據(jù)授權(quán)實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)外的信息交流與共享,促使會(huì)計(jì)系統(tǒng)由封閉型走向開放型。
3.有利于進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)工作效率和水平
通過財(cái)務(wù)管理信息化,可以克服時(shí)空的限制,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的即時(shí)管理。對(duì)多校區(qū)院校來講,空間距離已不在是財(cái)務(wù)管理效率提高的障礙,信息化實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程錄入、遠(yuǎn)程存儲(chǔ)、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程查詢以及信息發(fā)布和數(shù)據(jù)檢索等功能,提高了財(cái)務(wù)的即時(shí)管理。財(cái)務(wù)部門與其他部門之間的信息溝通與交換也將更加便捷、暢通。同時(shí),財(cái)務(wù)信息的集成化、自動(dòng)化處理,也把財(cái)務(wù)人員從繁重的數(shù)據(jù)核對(duì)工作中解放出來,節(jié)省了大量的時(shí)間和人力成本。通過網(wǎng)絡(luò),財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)隨地“在線辦公”,領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)隨地“在線審批”,極大地提高財(cái)務(wù)人員的辦事效率及學(xué)校的管理水平。此外,決策支持也是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一。財(cái)務(wù)管理信息化能夠及時(shí)提供財(cái)務(wù)信息和報(bào)表數(shù)據(jù),評(píng)價(jià)辦學(xué)資金投向及其效益,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠深入
高職院校大多由普通中專發(fā)展而來,有許多院校在內(nèi)部管理體制上還沿用一級(jí)管理的模式,大都延續(xù)了原來“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中(預(yù)算)管理,一級(jí)(會(huì)計(jì))核算”的財(cái)務(wù)管理體制[6]。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,各院校大都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,相對(duì)于原來的手工模式,工作效率和水平都有了較大的提高。但是,部分高職院校對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的認(rèn)識(shí)還存在誤區(qū),還停留在會(huì)計(jì)電算化“核算”上,有的甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)就是會(huì)計(jì)電算化建設(shè),沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化將對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的理念、方法和流程進(jìn)行徹底改變。有的學(xué)校在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中,還存在著“重硬件、輕軟件;重開發(fā)、輕應(yīng)用”的現(xiàn)象。
2.數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,資源共享度不高
目前部分高職院校在開發(fā)校內(nèi)教學(xué)管理、學(xué)生管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、圖書管理等各類管理系統(tǒng)時(shí)大都還是各部門自主建設(shè),沒有實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一開發(fā)”的原則,沒有遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息編碼、數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)接口?？陀^上造成各部門間的數(shù)據(jù)信息難以共享和交換,造成各部門之間的“信息孤島”[7]。雖然,有些院校也建立了對(duì)外的網(wǎng)上查詢系統(tǒng),但提供的也局限于基本財(cái)務(wù)信息的查詢,與其他部門之間的數(shù)據(jù)交換仍然通過紙張憑證來完成,還沒有建成一個(gè)跨多部門的綜合管理與監(jiān)督的系統(tǒng)。
3.現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理軟件功能單一,內(nèi)控環(huán)節(jié)薄弱
高職院?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)主要包括帳務(wù)管理、學(xué)生收費(fèi)管理、銀行票據(jù)管理、工資管理、財(cái)務(wù)信息查詢等子系統(tǒng),主要以帳務(wù)管理為核心,用電腦處理日常例行的數(shù)據(jù)信息,并根據(jù)要求提供相應(yīng)的報(bào)表,可以說是較為簡(jiǎn)單的軟件模擬人工會(huì)計(jì)的過程。一般情況下,其處理模式是固定的,難于支持財(cái)務(wù)工作的決策、規(guī)劃和分析活動(dòng),不能為高層決策提供依據(jù)。目前高職院校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部控制主要是建立在不同工作職能和不同崗位工作職責(zé)劃分的基礎(chǔ)上,其控制模式主要體現(xiàn)為檢查性的、反映性的。由于沒有考慮信息技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行、對(duì)規(guī)則的符合程度和信息過程相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)影響,還不能達(dá)到高職院校財(cái)務(wù)管理信息化的要求。
高職院校推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的對(duì)策
1.統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實(shí)施
一是全面規(guī)劃、統(tǒng)籌安排,規(guī)劃必須既要整體全面,和學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略保持一致;又要重點(diǎn)突出、主次分明,統(tǒng)籌設(shè)計(jì)各系統(tǒng)和模塊的功能,同時(shí)要統(tǒng)一部署安排,避免重復(fù)投資和重復(fù)建設(shè)。
二是分步建設(shè)、平穩(wěn)過渡,必須結(jié)合學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,在現(xiàn)有建設(shè)基礎(chǔ)上適當(dāng)取舍、循序漸進(jìn),處理好新建系統(tǒng)和已有系統(tǒng)的管理,分階段、有步驟地逐步穩(wěn)健推進(jìn)建設(shè),確保財(cái)務(wù)各類數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。
三是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、資源共享,規(guī)劃時(shí)要注意把人、財(cái)、物和教學(xué)、科研項(xiàng)目等進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)化編碼,統(tǒng)一數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)接口,建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。
四是借鑒經(jīng)驗(yàn)、積極創(chuàng)新,建設(shè)過程中應(yīng)該廣泛、積極收集兄弟院校特別是這方面走在前列的本科院校的成功經(jīng)驗(yàn),少走彎路。但也不能照搬照抄,要結(jié)合本校實(shí)際特別是高職院校的特點(diǎn),走有高職特色的財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程。
2.創(chuàng)新管理模式,再造業(yè)務(wù)流程現(xiàn)代的財(cái)務(wù)管理是一個(gè)成體系的、相互關(guān)聯(lián)的整體。預(yù)算為執(zhí)行、監(jiān)控和報(bào)告評(píng)估提供依據(jù),會(huì)計(jì)核算為監(jiān)控、報(bào)告、評(píng)估提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),報(bào)告為評(píng)估和決策提供依據(jù),反過來又影響預(yù)算、核算的內(nèi)容。現(xiàn)代高職院校管理信息系統(tǒng)也不再局限于校園內(nèi)部信息流通暢的封閉式系統(tǒng),而是與行業(yè)企業(yè)和相關(guān)部門機(jī)構(gòu)保持信息流通暢的開放系統(tǒng)。在這種環(huán)境下,傳統(tǒng)的以資金運(yùn)動(dòng)為對(duì)象的財(cái)務(wù)管理模式便無法適應(yīng)信息化條件下的教學(xué)科研要求。因此,推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè),就必須深化財(cái)務(wù)管理改革,創(chuàng)新管理模式和工作方式。
同時(shí),當(dāng)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程已無法適應(yīng)信息技術(shù)條件下財(cái)務(wù)管理的要求時(shí),必須對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程再造是指運(yùn)用流程再造理論,對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研分析、診斷、再設(shè)計(jì),然后重新構(gòu)建新流程的過程。主要包括業(yè)務(wù)流程分析與診斷、業(yè)務(wù)流程的再設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施三個(gè)環(huán)節(jié)[9]。在流程再造中充分考慮信息技術(shù)的作用,科學(xué)確定當(dāng)前流程的哪些環(huán)節(jié)需要作根本性的改變,從而建立一套完整的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的財(cái)務(wù)管理制度和業(yè)務(wù)流程,以適應(yīng)信息技術(shù)對(duì)高職院校財(cái)務(wù)管理的影響。
3.提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì),培養(yǎng)復(fù)合型人才
財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的高低關(guān)系到一個(gè)學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平的高低,而財(cái)務(wù)管理水平又影響到一個(gè)學(xué)校的發(fā)展,因此提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)至關(guān)重要。財(cái)務(wù)管理信息化所引起的管理模式變革,要求財(cái)務(wù)人員工作由“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)人員也將起到一個(gè)管理員、分析員、控制員而非單純記錄員的作用,這對(duì)財(cái)務(wù)人員有了較高的素質(zhì)要求。同時(shí),財(cái)務(wù)管理信息化離不開必備的軟硬件支撐,日常工作也以軟件和網(wǎng)絡(luò)為載體,這就要求財(cái)務(wù)人員具備一定的信息技術(shù)素養(yǎng)。特別是更加需要兼具會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才,需要這兩個(gè)專業(yè)的業(yè)務(wù)人員相互滲透和協(xié)作,才能把工作做好。為此,我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的綜合培養(yǎng),使他們同時(shí)具備掌握信息專業(yè)技術(shù)和財(cái)務(wù)管理的綜合素質(zhì),形成一支適應(yīng)財(cái)務(wù)管理信息化要求的人才隊(duì)伍。
4.確保網(wǎng)絡(luò)安全,保持信息暢通
數(shù)據(jù)安全是高職院校財(cái)務(wù)管理信息化面臨的最大問題。
造成安全問題的隱患很多,主要由設(shè)備物理層的安全問題、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的相對(duì)開放性、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件存在的漏洞威脅、計(jì)算機(jī)病毒入侵、遭受黑客攻擊等引發(fā)。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的安全與否,直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的有效性,一旦出現(xiàn)安全問題,后果不堪設(shè)想。而財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的安全問題是一個(gè)系統(tǒng)工程,不完全是單純的技術(shù)問題,必須有一套能解決財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)安全威脅的整體解決方案。在技術(shù)上,我們可以從解決物理安全問題、合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)和制定網(wǎng)絡(luò)安全訪問策略、建立病毒防護(hù)體系、實(shí)行多級(jí)訪問控制、采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)等方面來考慮;在管理上,我們要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息安全制度建設(shè)并嚴(yán)格落實(shí),對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和安全意識(shí)教育[10]。從硬件和軟件兩個(gè)方面切實(shí)建立起保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全的“防火墻”,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全和信息的暢通。
財(cái)務(wù)管理信息化不僅是高職院校財(cái)務(wù)工作的需要,也是高職院校又好又快發(fā)展的需要。財(cái)務(wù)管理最能體現(xiàn)學(xué)校管理實(shí)效的要求,學(xué)校運(yùn)行過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的人財(cái)物變化都可以通過財(cái)務(wù)績(jī)效體現(xiàn)出來。因此,在強(qiáng)調(diào)管理信息化是重點(diǎn)的同時(shí),進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),整體推進(jìn)高職院校管理水平的提高,才能適應(yīng)高等職業(yè)教育改革深化的發(fā)展,促進(jìn)高等職業(yè)教育事業(yè)的順利發(fā)展。
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