1、 辦事處應設專人進行庫房管理，針對庫房管理人員的實物保管責任，辦事

　　處應制訂績效考核制度并報公司備案。原則上庫存盤虧率超過庫存平均余額0.1%以上的部分，應按一定比例扣減庫管人員工資;連續(xù)三個月庫存盤虧率超過庫存平均余額1%以上的庫管，原則上應進行更換。

　　2、 庫管除對庫房內存貨負有保管責任外，還應負責登記庫房手工或電子系統(tǒng)

　　數量賬。庫管不登記電子系統(tǒng)數量賬的，應該對手工數量賬與電子系統(tǒng)數量賬記錄進行核對。庫管應對賬賬相符、賬實相符負責。

　　3、 每月月末一天定為辦事處的盤點日，當天庫房貨物應處于靜止狀態(tài)，不辦理發(fā)貨業(yè)務。

　　4、 辦事處經理負責會同財務人員和庫房管理人員制訂盤點流程，組織并監(jiān)督月末盤點工作。會計主管負責提交盤點結果報告以及對庫房管理人員的盤點考核結果。

　　5、 庫存盤點實行滾動盤點和月底盤點相結合的方式。庫管應如實按實存數量上報盤點數量，對于在盤點報告中虛報、瞞報庫存數量的行為，一經查實，可對責任人給予辭退處理。

　　6、 辦事處應于每月終了5日內向公司財務部門報送庫存盤點表。對于盤點差異率高于公司要求的，應于報送庫存盤點表后一個工作日內，向公司報送庫存差異原因分析、責任落實處罰、以及降低盤點差異率的具體措施。

　　7、 辦事處經理對發(fā)出存貨的安全和客戶收貨憑證的及時、完整回收負責。對為辦事處長期提供運輸服務的物流公司或個人，辦事處應以我方公司名義與物流公司或運輸個人簽訂物流運輸合同并交公司一份原件備案。辦事處的物流合同必須經公司總經理審批同意。

　　8、 辦事處應留存所有發(fā)貨車輛行駛證、司機身份證和駕駛證復印件并歸檔。保留期限不得低于一年。

　　9、 辦事處的所有入庫業(yè)務均應開具入庫單，所有發(fā)貨業(yè)務均應開具出庫單，物流方、庫管應在出、入庫單據上簽字，并做好系統(tǒng)庫存數量賬的復核工作。

　　10、 庫存貨物的堆放應結合貨物和包裝特點，合理安排貨位，要求做到存放安全、查點方便、碼放整齊、成行成列、過目見數。

　　11、 庫管應督促搬運、裝卸人員輕拿輕放，對于可能對貨物造成損壞的行為應及時制止。

　　12、 庫存貨物如遭損壞，庫管應填寫報損單，注明損壞日期、損壞行為、損壞人、損壞物品名稱及數量，并由損壞責任人簽字確認。月底會計人員對損壞金額進行計算，對損壞金額超過庫存平均余額0.05%以上的部分，應由損壞責任人按出廠價的50%賠償。

　　13、 庫管離任，應由原、接任雙方辦理交接手續(xù)。離、接任方對庫存共同進行盤點，會計主管進行監(jiān)盤，盤點后由接任方填制交接盤點表，并由離、接任雙方及監(jiān)盤人簽字確認。除辦理庫存財產移交外，還應辦理業(yè)務單證、賬務、未了業(yè)務的移交手續(xù)，移交中的未了事宜及業(yè)務憑證，應列明清單，寫明情況，并由辦事處經理見證簽字。

　　辦事處財務管理制度：業(yè)務基本規(guī)范

　　1、采購

　　1.1 辦事處采購進貨

　　1.1.1公司向辦事處發(fā)貨時，應開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，由運輸司機在發(fā)貨單上

　　簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉移，客服應將客戶聯(lián)交給承運方轉交給辦事處，辦事處簽收后將數量金額匯總頁傳真給客服，以示運輸責任消除和收貨確認，并作為財務入賬和結算運費的憑證之一。

　　1.1.2辦事處收貨時應仔細核對所收貨物的品種、條碼、數量是否正確。辦事處清點時發(fā)現(xiàn)差異的，應立即和公司客服人員取得聯(lián)系，客服負責協(xié)調落實差異情況及確定相關責任，并做出相應處理。貨物短少或破損，屬運輸方責任的，應按出廠價從運輸費用中扣除;屬發(fā)貨錯誤的，應調整修改發(fā)貨單記錄;確實無法落實差異責任的，統(tǒng)一按公司確認數量開單，辦事處的實收數量和公司發(fā)貨單據數量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調整系統(tǒng)數量。“公司往來差異”戶發(fā)生的單次差異金額超過100元的或月累計差異金額超過300元的，辦事處經理應向公司財務負責人進行郵件報告。

　　1.2 辦事處采購退貨

　　1.2.1辦事處向公司退貨時應開具退貨單一式三聯(lián)，由運輸司機在退貨單上簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉移，辦事處應將客戶聯(lián)交給運輸方轉交給公司客服，公司客服與退貨處的收貨清單核對后，將數量金額匯總頁傳真給辦事處，以示運輸責任消除，并作為結算運費的要件之一。

　　1.2.2公司收貨時應仔細核對所收貨物的品種、條碼、數量是否正確。公司清點時發(fā)現(xiàn)差異的，應立即和客服取得聯(lián)系，客服負責和辦事處協(xié)調落實差異情況及確定相關責任，并做出相應處理。貨物短少或破損，屬運輸方責任的，應按出廠價從運輸費用中扣除;屬發(fā)貨錯誤的，應調整修改辦事處退貨單記錄;確實無法落實差異責任的，統(tǒng)一按公司確認數量開單，辦事處實退數量與錄入系統(tǒng)內的公司退單數量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調整系統(tǒng)數量。

　　2、銷售

　　2.1 辦事處銷售發(fā)貨

　　2.1.1辦事處向客戶發(fā)貨，應開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)留底、一聯(lián)交給客戶、

　　一聯(lián)記賬。應由運輸司機在發(fā)貨單上簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉移。發(fā)貨后必須取得客戶收貨憑證，以作為運輸責任消除、收貨方付款義務產生以及會計記賬的憑證。客戶收貨憑證包括簽字后返回的我方發(fā)貨單或傳真件、客戶專用收貨憑證，或者其他能有效證明收貨事實的憑證。客戶直接提貨的，發(fā)貨單上應由客戶簽字。所有簽字應清晰可認，只寫姓氏、字跡潦草無法辨認，均為不合乎要求的簽字，本文其他簽字要求同此。

　　2.1.2具備帶回回單條件的發(fā)貨業(yè)務，辦事處應將客戶聯(lián)和記賬聯(lián)交給運輸方轉交給客戶，客戶簽收后將記賬聯(lián)交給運輸方帶回交給辦事處。

　　2.1.3運輸方不具備帶回回單條件的，辦事處應將客戶聯(lián)交給運輸方轉交給客戶，并要求客戶簽收后將數量金額匯總頁傳真給辦事處。

　　2.1.4出具專用收貨憑證的客戶，辦事處應將客戶聯(lián)交給運輸方轉交給客戶，運輸方應將該客戶專用收貨憑證在一周內交給辦事處。對于運輸方不能及時完整交回客戶收貨憑證的，辦事處應要求物流以傳真、快件等形式，在一周內完成回單交接。對于以快件形式交接回單的，應要求物流保留復印件以便對賬。

　　2.1.4辦事處銷售部門應提供準確的開單價格，應杜絕我方開單價格與客戶驗

　　收價格不一致的現(xiàn)象。

　　2.1.5 辦事處銷售部門(包括客服或文員)，應對銷售業(yè)務記錄單證的正確性、

　　完整性、及時性負責。對客戶驗收單與我方發(fā)貨單應進行核對，對于數量差異或價格差異，均須落實責任，是屬于我方開單錯誤的，應負責及時在ERP系統(tǒng)進行相應調整。調整單應在備注中寫明被調整單號。

　　2.2 辦事處銷售退貨

　　2.2.1辦事處客戶退貨的，退貨經辦人應向客戶索取退貨單，并清點核對退貨數量，在二者核實一致的情況下，方能和客戶辦理退貨手續(xù)。

　　2.2.2由第三方物流辦理退貨的，物流方應與客戶清點退貨。辦事處在收到承運方拉回的退貨時，應要求對方提交客戶退貨單，并清點核對退貨數量，存在退貨差異的，應向承運方追究相應責任。

　　2.2.3庫管在收到客戶退貨時，應開具手工入庫單一式三聯(lián)，并和貨物移交方共同簽字確認。其中一聯(lián)留底，一聯(lián)交給貨物移交方，一聯(lián)交給文員核對退貨差異，并作為系統(tǒng)開單依據。

　　2.2.4文員負責進行退貨實物與退貨單據數量差異復核。辦事處ERP系統(tǒng)應開具退貨單和差異調整單據一式三聯(lián)，一聯(lián)留底，一聯(lián)給客戶或差異承擔方，一聯(lián)用于記賬。

　　2.2.5辦事處應對退貨殘品單設庫房或庫位進行實物和賬務管理。從退貨中整

　　理出的正品，可用于再次銷售的，應從殘品庫調撥到正品庫進行管理，庫管應于實物轉移當天開具調撥單，調撥單應錄入ERP系統(tǒng)，及時調整系統(tǒng)殘品和正品庫存數量。

　　3、 對賬

　　3.1辦事處在向客戶發(fā)、退貨時，負責銷售賬單處理的部門(客服或文員)，應負責對客戶收貨憑證和退貨憑證進行數量、單價、金額的核對，對于提供網上對帳業(yè)務并以網上顯示的收、退貨憑證為開票依據的客戶，還應針

　　對發(fā)、退貨業(yè)務及時進行網上對帳。財務部門應就雙方單據一致性進行復核，發(fā)現(xiàn)雙方總金額不一致的送、退貨業(yè)務，應提交負責賬單的部門重新核對并調整。

　　3.2 辦事處財務部門應負責向總部提供開票金額和明細數據。

　　3.3 辦事處財務應每月與總部進行發(fā)、退貨的核對并及時進行差異調整?？偛?/p>

　　財務部相關會計人員應于每月12日之前將辦事處的相關核算科目明細賬發(fā)給辦事處進行帳務核對。發(fā)現(xiàn)差異的，辦事處應及時與總部聯(lián)系調整。

　　3.4辦事處會計主管依據公司管理、核算要求，負責指導、監(jiān)督落實公司對業(yè)

　　務記錄單證格式、流程的規(guī)范工作。辦事處經理負責辦事處對帳工作的組織、協(xié)調工作，會計主管負責具體安排實施和報告。

　　4、 開票

　　辦事處的銷售業(yè)務統(tǒng)一由總部對外開具發(fā)票。總部依據辦事處財務提供的開票金額和明細開票，并在開票后的一個工作日內將發(fā)票寄出并將開票信息以電子郵件形式通知辦事處。需要辦事處分送發(fā)票的，辦事處在收到總部寄來的發(fā)票后，分送給客戶時，應做好發(fā)票領出登記。

　　5、 貨款

　　5.1辦事處收款和費用支出實行“收支兩條線”原則。辦事處有貨款收入的，應與費用款分開存放。辦事處用于存儲收入款項的銀行卡，與存儲費用資金的銀行卡應有所區(qū)別。

　　5.2 辦事處的超市銷售回款直接回到公司銀行賬戶。有批發(fā)業(yè)務的辦事處，所收銷售貨款，不能用于辦事處的任何支出。達到50000元以上的貨款、或者未劃回公司的貨款余額達到50000元的，應于一個工作日內劃回公司，所收貨款金額較小時，每周至少向公司劃款一次。

　　5.3辦事處銷售部門應負責所經辦銷售貨款的催收。對于超市從應回款中直接扣款的項目，在會計對費用項目有疑問時，辦事處銷售部門應負責進行落實。

　　5.4 對于部分超市在扣費用時有跨區(qū)域扣款現(xiàn)象的，各辦事處應按權責發(fā)生制原則進行調整。

　　6、資產管理

　　6.1辦事處購置2000元以上的資產，應向總部辦理審批手續(xù)，經過總經理批準以后方可購買。

　　6.2辦事處應設專人對資產進行管理，并建立資產管理清單。辦事處資產清單和管理人應報總部備案。

　　6.3辦事處每年末應對庫存商品之外的資產進行盤點，并于盤點后5個工作日內向公司財務部門報送盤點表。

　　6.4資產的處置應經過總部審批后進行。辦事處與總部之間的資產調撥應開具內部資產調撥單并由雙方經辦負責人簽字確認。

　　7、報表

　　7.1庫存盤點表。

　　7.2辦事處財務相關的賬表。

　　7.3公司要求的其他報表。