公文處理基礎(chǔ)知識_收發(fā)文處理程序
公文處理基礎(chǔ)知識_收發(fā)文處理程序
公文處理工作是與公文同時(shí)產(chǎn)生的，是領(lǐng)導(dǎo)工作的助手,各級黨委、政府及各個(gè)部門的各項(xiàng)工作幾乎都離不開公文處理工作。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于公文處理基礎(chǔ)知識的內(nèi)容，希望大家喜歡!
公文處理概述
一、公文處理及其基本任務(wù)
公文處理就是對公文的創(chuàng)造、處(理)置和管理。其基本任務(wù)是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。
二、公文處理活動(dòng)的地位
公文處理是公務(wù)活動(dòng)的組成部分，在公務(wù)活動(dòng)中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的必要條件;公文處理是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。
三、公文處理的基本原則
公文處理是一項(xiàng)有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動(dòng)，為保證這項(xiàng)活動(dòng)有序有效，必須順應(yīng)其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則;實(shí)事求是原則;全面質(zhì)量原則;時(shí)效原則;集中統(tǒng)一原則;黨政分工原則;保密原則;簡化原則。
收文處理程序與方法
一、收文處理的一般過程
收文處理是指對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。
收文處理的一般程序?yàn)椋汗暮炇?、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進(jìn)入辦畢公文的處置階段。
上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個(gè)基本性質(zhì)，分為收支辦理與收文管理兩大類活動(dòng)。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。
二、收文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)
1、擬辦
由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員對公文進(jìn)行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。擬辦實(shí)為一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過擬辦。
如何做好擬辦工作：
(1)認(rèn)真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際狀況;
(2)意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應(yīng)與該性質(zhì)保持一致;
(3)同時(shí)提出兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)將傾向性意見放在前面;
(4)意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;
(5)當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導(dǎo)采納方案有把握時(shí)也可直接草擬復(fù)文稿供審核定奪，以加速辦理過程。
2、承辦
承辦公文應(yīng)注意：(1)熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級機(jī)關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖;(2)深人實(shí)際，調(diào)查研究;(3) 加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系;(4)有效運(yùn)用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極參與承辦工作;(7)注意對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。
3、注辦
由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。
三、收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)
1、公文簽收
指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)后，從各種渠道收取公文。
2、公文登記
登記形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。
3、審核
收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
4、分辦
根據(jù)公文重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)制度將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門閱知辦理。分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的重要工作。
5、公文摘編
指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時(shí)間。
6、傳閱的組織
指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多人閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動(dòng)。傳閱應(yīng)注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調(diào)整;(3)適當(dāng)分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴(yán)格而簡便易行的傳閱登記手續(xù); (6)及時(shí)檢查閱讀情況與結(jié)果。
7、催辦
指根據(jù)承辦時(shí)限和要求對公文承辦過程所實(shí)施的催促和檢查活動(dòng)。分內(nèi)催辦和外催辦兩種形式。催辦時(shí)應(yīng)注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點(diǎn);(2)有高度的時(shí)間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強(qiáng)化其嚴(yán)肅性與權(quán)威性。
發(fā)文處理程序與方法
一、發(fā)文處理的一般過程
發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文處理程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。整個(gè)程序可分為三個(gè)階段：
(1)文稿的形成，包括擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā);(2)公文的制作，包括注發(fā)、繕印、校對、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發(fā)出。上述程序完成后;進(jìn)入辦畢公文的處置階段。
二、發(fā)文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)
(1)文稿撰擬(詳見有關(guān)章節(jié))。
(2)會(huì)商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。主要作用是維護(hù)公文的合法性;有效性、政令的統(tǒng)一性。
(3)核稿。指簽發(fā)前由文秘人員對文稿所作的全面核查工作。
(4)簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿。簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。簽發(fā)分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會(huì)簽等數(shù)種。
(5)簽署。指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動(dòng)。
三、發(fā)文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)
(1)注發(fā)。即在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng)。
(2)校對。以文稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進(jìn)行全面核對檢查。較適于公文校對的方法有：對校法、折校法、讀校法。
(3)用印。即在文件上加蓋印章。
(4)分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝文件的活動(dòng)。
(5)發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過普通郵寄、機(jī)要通信、機(jī)要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞
辦畢公文的處置
一、處置辦畢公文的主要活動(dòng)
在收文處理和發(fā)文處理過程中都存在處置辦畢公文的活動(dòng)。主要包括：清退、銷毀、暫存、
立卷、歸檔。
二、公文清退的范圍與手續(xù)
需清退的公文包括：絕密公文;有重大錯(cuò)漏的公文;被明令撤銷的公文;僅供征求意見或?qū)忛喌墓?未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿;由發(fā)文機(jī)關(guān)指定清退的公文等。
三、公文銷毀的范圍與方式
應(yīng)予銷毀的公文：無留存價(jià)值的公文;無留存必要的重份公文;不即行毀滅會(huì)造成失密和嚴(yán)重?fù)p失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校樣、印版等。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
四、立卷歸檔
凡反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。立卷時(shí)，要對公文進(jìn)行科學(xué)有效的分類、組合、編目。
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