什么是受控文件受控文件的使用
什么是受控文件受控文件的使用
受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)或獨(dú)立存檔管控，并能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認(rèn)證辦共同管控。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是受控文件的內(nèi)容，希望大家喜歡!
受控文件的簡(jiǎn)介
這是一種標(biāo)準(zhǔn)性、責(zé)任制的文件，必要修改時(shí)需要進(jìn)行申請(qǐng)，并登記ECN文件，審核批準(zhǔn)，同時(shí)ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對(duì)稱，凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受控文件，也就是說(shuō)凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以復(fù)制閱讀參考，但復(fù)制的文件不生效。許多公司還將受控文件拍成照片，上傳到內(nèi)部局域網(wǎng)，以供有需要或爭(zhēng)議時(shí)直接在網(wǎng)絡(luò)上查看，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來(lái)說(shuō)這些文件是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：成本手冊(cè)、程序文件、各種規(guī)章制度、定額、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等。 受控文件作廢時(shí)，應(yīng)從所有使用場(chǎng)合及時(shí)收回，以防止其誤用。
受控文件，之所以需要“受控”，是因?yàn)槠渲匾裕瑯?biāo)準(zhǔn)性和責(zé)任性。所以，需要制定相關(guān)的管理制度，并由文控部門(mén)進(jìn)行管控監(jiān)督，防止被非正規(guī)修改，或?qū)ξ募恢匾?、隨意損壞或丟失。正是因?yàn)槠渚哂袠?biāo)準(zhǔn)性，所以如有修改版或新版本分發(fā)出去，需要回收舊的文件，以防止誤用。這也是受控文件與其他文件的最大區(qū)別。因此，復(fù)印版的受控文件是不生效的，只能用于了解參考，不作為標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的依據(jù)。
受控文件的使用
受控文件或資料丟失后，一般要重新填寫(xiě)《文件備案發(fā)放申請(qǐng)表》，并寫(xiě)明原因，報(bào)有關(guān)部門(mén)審批備案。文控中心在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，在《文件備案發(fā)放申請(qǐng)表》上取消遺失文件的受控號(hào)，編新的受控號(hào)，并通知相關(guān)部門(mén)，聲明作廢，防止誤用。
一般情況下，受控文件是不可以帶出工作場(chǎng)所(或規(guī)定的場(chǎng)所)的。并且，所有的受控文件應(yīng)該妥善保存。將受控文件丟失，就是違反了你們公司的規(guī)章制度，應(yīng)該按內(nèi)部相關(guān)制度對(duì)你進(jìn)行處罰。至于處罰標(biāo)準(zhǔn)，由公司相關(guān)管理制度而定。
對(duì)于重要的文件當(dāng)然要有備份了，比如說(shuō)正本放在檔案室里，一旦副本丟失可以馬上補(bǔ)回來(lái)。如果文件有保密性質(zhì)，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加強(qiáng)責(zé)任制，兩個(gè)人中必須有一個(gè)人對(duì)其負(fù)責(zé)或者每天用完必須交回。其實(shí)對(duì)于丟失，如果不是有人拿怎會(huì)丟呢?
受控文件指按照發(fā)放范圍計(jì)數(shù)分發(fā)并能保證收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，可以復(fù)制參考閱讀，但復(fù)制版不生效，不可做為標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的依據(jù)。而且文件封面一般加蓋受控圖章。 跟蹤文件一般指各工序流程的卡、單、記錄等。
受控文件指受控制的文件，不能隨便毀壞、丟失、外流。跟蹤文件指按照流程，需要全程記錄有關(guān)情況的文件。
受控文件就是按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)4.2.3 (或GB/T19001及其它體系)要求予以控制的文件。它的起草、審核、發(fā)布、實(shí)施、登記都應(yīng)該規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)需要修改時(shí)，應(yīng)按文件控制程序?qū)嵤?，一般須?jīng)過(guò)提出修改意見(jiàn)、討論修改、審核通過(guò)、發(fā)布、收回過(guò)期文件、登記文件一覽表等程序，而不得隨意修改。
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